Quais as atividades do gestor de mobilidade?

O que este “profissional do futuro” precisa fazer para garantir o sucesso da operação de transporte

Lista de Atividades

“O Gestor de Mobilidade é o responsável por planejar e acompanhar a operação de transporte.”

A descrição é simples e curta, mas as atividades que devem ser feitas pelo gestor não são. Ao longo dos anos de experiência, identificamos as atividades-chave da área e iremos descrevê-las neste post.

Ações antes da viagem

1. Levantamento de Demanda

  1. Cadastros
    • Criar usuários de Motoristas
    • Criar usuários de Passageiros
    • Inclusão, importação, alteração, manutenção e exclusão de viagens. 
  2. Levantamento: dada a necessidade de viagens (quem precisa de transporte?), essa atividade permite a resposta para as questões abaixo:
    • Quem precisa viajar e a que horas?
    • O colaborador já está programado e informado?
    • O passageiro já possui bilhete / passe de acesso? 
    • Ainda há mudanças de última hora por fazer?

2. Roteirização

Através da interação entre os dados de endereço dos passageiros e os locais de destino dos mesmos, precisa-se criar uma rota otimizada para o serviço. Além disso a nova roteirização precisa responder as questões dispostas abaixo:

  1. O novo cenário cabe no seu bolso? 
  2. O Custo e Níveis de serviço estão dentro do seu orçamento e dos seus padrões de qualidade?

3. Alinhamento com Operador e Passageiros

  1. Todos os motoristas estão cientes e os veículos estão à disposição? 
  2. Eles sabem qual é a rota e quem buscar? Eles têm observações sobre a rota?
  3. Vão seguir as medidas de segurança e biossegurança a fim de evitar o contágio da COVID-19 dentro dos veículos?
  4. Os passageiros estão cientes da rota, da parada onde irão embarcar e do horário de chegada do veículo?
Ações durante a viagem

4. Controle Operacional

Tudo anda conforme planejado e todos envolvidos estão informados?

  1. Como está o andamento e execução pelos motoristas das viagens planejadas? Eles estão cumprindo todas as paradas? Passando no itinerário combinado? Eles estão atendendo de forma pontual? 
  2. Todos os passageiros programados de fato conseguiram embarcar?
  3. Posso saber se o pessoal do Turno 2 que vai render o pessoal do Turno 1 de fato já embarcou e vai chegar no horário programado ou preciso segurar o pessoal do Turno 1 – e pagar hora extra?
  4. É possível enxergar facilmente como está a operação? E se algo estiver fora do normal, é possível detectar pelo sistema?
Informações disponíveis depois da viagem

5. Relatórios, Rateio de Custos, Auditoria e Accountability

  1. Posso verificar o que aconteceu com viagens já realizadas?
  2. Consigo verificar a relação entre quilometragem planejada versus quilometragem realizada/rodada? É possível verificar se cada real que foi gasto está justificado?
  3. Houve casos de passageiros convidados (não autorizados ou caronas) na utilização dos serviços?
  4. Consigo ratear os custos de transporte para os departamentos/clientes baseados no uso do serviço pelos colaboradores?
  5. No caso de uma empresa de auditoria (por exemplo a EY/ Deloitte/KPMG/PwC) precisar de informações sobre o uso dos serviços, é possível extraí-las do sistema com detalhes?

6. KPI (Indicador-chave de Desempenho) e Análises

Com as informações geradas pelo uso do sistema é possível responder às questões abaixo: 

  1. A operação está sob controle?
  2. As metas de desempenho das viagens realizadas estão sendo batidas? Por exemplo:
    1. A realização das viagens está de acordo com o programado?
    2. O cumprimento das paradas está de acordo com o programado – ou seja, o motorista está seguindo o itinerário? – ou posso/devo revisar algumas rotas?
    3. A pontualidade no início da viagem está ok? (ou seja, o motorista está saindo de forma pontual?) E a pontualidade na chegada na empresa? Os colaboradores estão sempre chegando no horário planejado?
    4. Como está a ocupação?
  3. Como estão as avaliações das viagens e dos motoristas?

7. Otimização e Melhorias: 

É possível criar um cenário onde posso alcançar novos objetivos? Por exemplo: 

  1. Posso reduzir os custos ou aumentar o nível do serviço? Qual é o impacto de um no outro?
  2. Em termos de qualidade, o que acontece quando eu mudo o cenário de porta a porta para um acesso de caminhada de até 800 metros até a parada? 
  3. Onde mais a operação pode/deve melhorar?

E como combinar isso tudo com os Russos?

Além das atividades já descritas, o profissional precisa alinhar esses processos com o resto da equipe; o que pode ser tarefa muito complicada se considerarmos grandes indústrias, empresas ou emissoras de televisão que possuem peculiaridades como:

  • Diversos Departamentos ou Produções
  • Os passageiros são os colaboradores
  • Os operadores são empresas que prestam o serviço de transportes – e existem várias delas
  • Cada operador possui uma equipe de motoristas diferente

No gráfico abaixo, é possível ter uma noção da complexidade de se organizar o transporte 

O Gestor de Mobilidade precisa se comunicar com todos os outros interessados no processo em momentos específicos e essas pessoas também se comunicam entre si, e cada um – de sua própria perspectiva – tem razão. No transporte, todos tem uma opinião e geralmente os elos considerados mais fracos (no caso, os motoristas) são os maiores afetados.

Estes passos geralmente são feitos com papéis e planilhas, ou no boca-a-boca e com muita garra. Mas existe um limite na capacidade de organizar as demandas dessa forma quando elas estão mais dinâmicas – e por isso empresas estão cada vez mais investindo em tecnologia para o apoio da Mobilidade.

A tecnologia é apenas uma parte da solução porque a sua implementação requer a mudança de comportamento das pessoas. E é aí que o Gestor de Mobilidade brilha: Ele coordena a transformação digital da empresa – realizando o planejamento e garantindo o controle desse processo.

O que é Gestão de Mobilidade

E como a falta dela impacta negativamente o seu negócio.

Parece simples… mas como organizar o transporte dos colaboradores?

“Eu tenho 5 mil funcionários. Quantos ônibus eu preciso contratar para levá-los até o trabalho? E em quantos quilômetros rodados?”

Esse é um problema grande: Utilizando apenas 5 ônibus a mais que o minimamente necessário, você já tem um gasto milionário ao ano! E a pessoa responsável por fazer esse planejamento – geralmente alguém do RH – não sabe fazê-lo, não tem a qualificação ideal para fazê-lo e não quer fazê-lo.

Por mais que seja feito um planejamento inicial ótimo, ao longo do tempo (e levando em conta a rotatividade na empresa) ele vai sendo degradado – e a empresa começa a gastar mais do que precisa.

A pandemia deixou o transporte ainda mais complexo

Como se organizar o transporte de colaboradores já não fosse tarefa suficientemente difícil, veio a pandemia de coronavírus – e com ela a redução de embarques no veículo por questões de biossegurança. Como garantir que os profissionais cheguem com segurança e tranquilidade até o trabalho e depois às suas respectivas residências sem que a empresa gaste mais do que o necessário?

Desde 2015 nós, da Buus, fazemos o acompanhamento da organização do transporte por fretamento através de soluções tecnológicas, além de promover a transformação digital das mesmas. Durante esse tempo de pandemia vimos que a organização do transporte, que se dava por processos de planejamento estáticos e monitoramento de operações padrão, virou um processo mais dinâmico com atualizações semanais, diárias e até em tempo real.

Com o avanço do formato de trabalho híbrido (em que parte dos colaboradores trabalha alguns dias de casa e outros no escritório) somado aos cuidados para evitar a contaminação por COVID-19, a demanda de transporte muda a cada dia e cada hora. Por exemplo: caso um passageiro teste positivo para covid no dia, as rotas dos próximos dias precisam ser reajustadas e também é necessária uma verificação das rotas dos dias anteriores para rastrear possíveis contágios. Tudo isso sem esquecer os gastos da empresa, que já devem estar perto do dobro devido a redução de capacidade dos veículos.

Para que o transporte melhore, é preciso gerir a Mobilidade e o Acesso

A soma desses fatores levam ao aumento da carga de trabalho na organização e planejamento do transporte, que por vezes podia ser resolvido com poucas reuniões e em apenas 1 dia por mês. 

Além disso, a essência do trabalho também mudou: anteriormente, apenas era necessária a disponibilização do transporte. Agora é preciso organizar a mobilidade – oferecer outros meios de transporte e planejar alterações de turnos com home-office, assim garantindo o acesso aos meios de produção e aos colegas de trabalho para gerar valor à empresa.

Separadamente as tarefas parecem simples, mas como são tarefas interdependentes, dinâmicas e que interagem entre si, elas são de fato complexas. Por isso surge a necessidade de reunir todas essas funções – de definição de objetivos, organização, planejamento, acompanhamento, comunicação e realinhamento do transporte – e dedicá-las a um profissional capacitado para resolvê-las: o Gestor de Mobilidade!