O antes e depois da Transformação Digital

Apresentamos dois cenários de uma operação de transportes: o primeiro, comum e feito por muitas empresas. O segundo, após os efeitos da Transformação Digital.

Esse é o segundo post dessa série. Para entender o contexto dos cenários descritos, clique aqui.

Para preservar os profissionais e operações mencionados no post anterior os nomes, valores e situações da operação, apesar de comuns, são fictícios.

Antes da transformação digital

A Cynthia puxa do sistema interno todos os funcionários programados para o transporte e atualiza a lista com as demandas por e-mail até o horário de corte (21:00). O Léo – responsável por fazer as rotas e despachar o transporte – recebe as informações, divide os passageiros por bairro, e faz uma primeira roteirização manualmente. O resultado: 154 pessoas programadas para hoje, com endereços altamente variados: Realengo, Tijuca, Campo Grande… O primeiro horário de saída é às 00:00 e haverão cerca de 110 passageiros, sendo necessários 24 carros leves e 5 vans para a operação.

Até as 23:30, ele está pronto – antes, ele precisou imprimir e confirmar as rotas e horários de saída com os mais de 30 motoristas (entre titulares e reservas) que o aguardam.

Mesmo tendo um horário de encerramento bem planejado, programas ao vivo como o BBB frequentemente encerram mais tarde ou mais cedo que o esperado, e a consequência disso é a mudança no horário de saída dos funcionários. Tiago Leifert se despede dos brothers e avisa aos espectadores que amanhã ele estará de volta – por hoje, o programa acabou.

Enquanto o programa se encerra, Léo bate um papo… mas ele não está nada tranquilo, pois daqui a pouco terá que alocar e despachar mais de 100 passageiros em 30 carros. Junto com os primeiros funcionários que vem vindo, 3 funcionários de outra produção pedem um encaixe no roteiro.

Faltam 10 minutos para a primeira saída… cadê a equipe do BBB? Os funcionários que já embarcaram estão sem paciência e querem ir logo para casa. Léo vai ter que encaixar os 25 funcionários do BBB na próxima saída, mas para isso ele vai precisar de mais 3 carros e uma van.

Mesmo acostumado com situações como esta, a cabeça do Léo está a mil pois enquanto ele chama os carros e direciona as pessoas para o embarque, está fazendo uma re-roteirização na sua cabeça – com cuidado para não extrapolar a quantidade de carros e se lembrando de quais funcionários viajaram com quais motoristas para informar a administração. Ele consegue despachar todos que estavam aguardando o embarque antes da equipe do BBB chegar, ao custo de 6 carros terem viajado com apenas 1 pessoa.

Na próxima saída, além dos funcionários já programados, finalmente chega a equipe do BBB (com quase 1 hora de atraso). Agora faltam veículos para transportar tantos funcionários – será necessário segurar passageiros para o próximo horário ou chamar um táxi. O melhor é chamar mais alguns carros e aceitar que amanhã vai ouvir reclamações do seu chefe sobre como ele está gastando demais com o transporte. 

Depois da transformação digital

A Cynthia puxa do sistema interno todos os funcionários programados. O Léo recebe as informações, importa em um sistema e faz uma roteirização automática. O resultado: 154 pessoas programadas para hoje, e serão necessários apenas 14 carros leves e 5 vans para a operação – e nenhum passageiro ficará mais de 90 min dentro do veículo!

Tiago Leifert se despede dos brothers e avisa aos espectadores que amanhã ele estará de volta. Como de costume em programas ao vivo, os funcionários irão se atrasar para a volta.

Enquanto o programa se encerra, Léo bate um papo… mas ele está tranquilo, e pronto para o seu show: através de um aplicativo que permite a reserva de assentos para os funcionários, Léo já sabe que a equipe do BBB vai se atrasar e chegar apenas no próximo horário de saída. Alocar e despachar os passageiros em um período curto de tempo agora é moleza!

Os funcionários agora utilizam um QR Code para confirmar sua identificação no embarque – chega de pensar em quem viajou com quem! 

Novamente 3 pessoas de outra produção pedem um encaixe no roteiro e Léo os coloca em uma lista de espera. Os carros onde todos os passageiros programados já embarcaram são liberados sem problemas. Dos 85 passageiros que já embarcaram, 24 já foram pra casa em 1 van e 3 carros. Em menos de um minuto, Léo faz uma nova roteirização para alocar os 61 funcionários que estão no pátio. Os motoristas e passageiros são informados via aplicativo sobre as rotas e se alocam nos veículos indicados para ir pra casa.

Cenário com 85 passageiros.
Cenário com 61 passageiros.

No final da noite,  só é preciso verificar se o planejado está batendo com o realizado e verificar as estatísticas das viagens: a taxa de ocupação dos veículos está excelente e, pelas avaliações das viagens feitas pelos passageiros no aplicativo, o atendimento foi ótimo! A equipe do Léo está ficando cada dia melhor, e a mesma operação que era realizada com 32 carros foi feita com apenas 19.

A equipe do BBB chegou em casa com tranquilidade e conseguiu descansar para o próximo dia de trabalho na casa mais vigiada do Brasil.

Parabéns, Léo!

Para dar aquela “espiadinha”, o transporte de funcionários é essencial!

Para que o programa mais famoso da América Latina possa acontecer, o transporte precisa funcionar.

Há tempos o Brasil não se preocupou e concordou tanto sobre um assunto – a Karol tinha que ser eliminada do BBB21!

Mas para que você possa dar aquela espiadinha, existem inúmeros profissionais trabalhando todos os dias por baixo dos panos! O pessoal que trabalha na produção de festas, eventos, e adereços de palco das provas do líder, anjo e bate e volta por exemplo. E além deles, outros profissionais – para nós, os verdadeiros heróis – trabalham todos os dias para garantir o funcionamento do BBB21 e todas as outras programações: os profissionais da operação de transportes que garante a ida e volta para casa de todos.

Como é possível garantir que esses funcionários – que dão andamento a um programa que é assistido por mais de 60 milhões de pessoas ao redor do globo – cheguem em casa com segurança e tranquilidade para recarregar suas energias até o próximo dia de trabalho?

Entre 2016 e 2020 tive a oportunidade de acompanhar a organização do processo de transporte e pude ver de perto o processo de Transformação Digital, que há cinco anos atrás se iniciou com: “Faz um app pra gente não ter mais que usar papel”. 

A Transformação Digital é o processo de integrar tecnologia digital a todos os aspectos de uma empresa. Isso exige mudanças estruturais na empresa – que vão desde trocas de hardware até mudanças completas na cultura e processos de tomada de decisão das empresas, que após transformadas, possuem informações mais rápidas e precisas sobre seus processos.

No início de 2016 grande parte dessas atividades eram feitas através do papel, e-mail, telefone e principalmente boca a boca – o famoso “eu resolvo isso rapidinho para você aqui”. Isso gerava um sentimento de falta de controle das operações.

O responsável pelo transporte brincava dizendo que estava gerenciando faturas e não o transporte, e que daria um beijo em quem resolvesse seu problema de lidar com pilhas e pilhas de papéis. 

No próximo post, iremos descrever como era o processo antes da transformação digital do transporte e depois da transformação. Fique atento às próximas postagens!

Quer saber como a transformação digital resolveu essas e outras questões? Acesse o post “O antes e depois da transformação digital“, que encerra essa série.