Como economizar até meio milhão por mês com roteirização nos tempos de Home Office?

Um caso real de como uma roteirização fit pode otimizar uma operação de transporte.

Em um curto espaço de tempo, os padrões de comportamento da sociedade foram bagunçados. As respostas à pandemia em um primeiro momento, interromperam escolas e trabalhos, que aos poucos estão se recuperando. Olhe para os transportes, por exemplo: Apesar de uma redução, o tráfego não foi completamente eliminado… as pessoas ainda precisam ir para o escritório!

Isto levanta a questão: Como organizar o transporte de fretamento para levar quem precisa ir ao trabalho, mas operando com capacidades e custos reduzidos por conta da pandemia?

Em busca de uma redução efetiva e precisa de custos, empresas estão buscando a possibilidade de direção sob demanda – o que é compreensível, mas muitas vezes não a melhor solução para muitos deles. Se quiser entender quando utilizar serviços de roteirização dinâmicos ou estáticos, leia o nosso artigo sobre as aplicações de cada tipo de roteirização.

Uma abordagem melhor para empresas com trabalho em turnos é o uso de uma versão mais leve de roteirização estática: Um procedimento que chamamos de Roteirização Fit.

A roteirização Fit cria novas rotas – menores em quantidade e com capacidade reduzida de frotas e paradas – que consomem muito menos recursos. As rotas atendem apenas um subconjunto de paradas, que, baseadas em uma análise de histórico de embarques, são as mais utilizadas.

O resultado é uma solução notavelmente barata que, além de ser de baixa manutenção, mantém a qualidade do serviço para os trabalhadores de turno na forma de tempos previsíveis e fixos de embarque e desembarque nos transportes.

A seguir, você vai encontrar os seguintes tópicos:

Não é uma teoria: existe um caso real!

Essa abordagem já é utilizada em diversos casos. Este artigo foi baseado em um estudo de caso onde se obteve redução de custos de até 65% utilizando este método.

Antes da pandemia, eram utilizados 16 veículos para o transporte de aproximadamente 680 passageiros. A versão fit conseguiu transportar o mesmo número de passageiros com apenas 6 veículos. A economia gerada foi de aproximadamente R$ 500.000 por mês. Explicaremos a seguir como isso foi possível.

Primeiro passo: Analisar o uso com um controle de acesso

O profissional encarregado de gerenciar o transporte sabe que os veículos estão retornando com poucos assentos ocupados: A suspeita é de que menos de 25% da capacidade total é utilizada. Como se aproveitar disso?

O primeiro passo é entender melhor o que está acontecendo – quem está de fato utilizando o transporte. O gráfico a seguir mostra o uso real pelos passageiros de uma indústria, em um período de 10 semanas durante a pandemia.

Uma análise como essa é possível utilizando o controle de acesso – e quando os dados de utilização pelo passageiro são disponibilizados de forma simples para os gestores.

Isso mostra que, na realidade, existem grandes diferenças de uso entre os passageiros. Falando em termos matemáticos, o padrão de comportamento lembra o de uma distribuição normal. Em termos não matemáticos: Um grupo de passageiros vai com frequência (digamos, duas vezes por semana), enquanto outros vão com menos frequência (uma ou duas vezes a cada duas semanas), enquanto outros quase nunca vão (uma vez a cada quatro semanas)

Em outras palavras, a demanda por uso de transporte não é distribuída igualmente entre todos os funcionários – e a Roteirização Fit tira proveito desse fato.

Segundo passo: Pontos de embarque e volume

No transporte fretado, passageiros embarcam em paradas específicas, que são mais acessíveis para os ônibus e também compartilhadas com outros passageiros – em contraste com um transporte direto como transporte por demanda ou aplicativo. 

O próximo passo da roteirização COVID-19 é determinar o volume das paradas.

O que é o volume de uma parada? É a média do número de passageiros que utilizam esta parada específica. Na Buus, analisamos a demanda de passageiros para chegar neste número – que chamamos de frequência. Uma vez que se possui a frequência de uso de cada passageiro, calcular o volume fica fácil.

Para calcular o volume de uma parada, utilizamos a soma das frequências dos passageiros na parada como no exemplo:

O exemplo mostra uma parada de ônibus em que três passageiros embarcam (e desembarcam na volta para casa). Suas frequências são 0.2, 0.15 e 0.02 respectivamente. Portanto, o volume da parada é: 0.2 + 0.15 + 0.02= 0.37.

Durante a pandemia, não espere que esses números sejam altos. Um volume de 0.5 é considerado alto; quer dizer que em média, um passageiro embarca nesta parada dia sim e dia não. Uma parada com essas características é candidata a se incluir em uma rota. Analisando a utilização, você encontrará paradas com volumes altos e outras com volumes significativamente mais baixos – 0.02, por exemplo.

A lição importante aqui é que não faz sentido em se incluir paradas com volumes muito baixos em suas rotas: quase ninguém embarca por lá!

Terceiro Passo: Roteirização

O próximo passo da roteirização fit é criar rotas baseadas nestas informações. A roteirização é feita de maneira diferente, levando em conta três aspectos:

1. Utilização de Paradas

O primeiro, como já mencionado, é que não se utilizarão todas as paradas! Apenas as paradas relevantes serão utilizadas nesta roteirização – que são as paradas com alto volume. Uma parada com volumes significativos (maior que 0.3, por exemplo) será incluída nas rotas; enquanto paradas com frequência baixa (0.03) serão excluídas. A exclusão de paradas “menores” é o que permite encurtar e simplificar as rotas, reduzindo o custo total!

2. Capacidade de Passageiros

O segundo aspecto é a capacidade de passageiros na frota – que agora é baseada no volume das paradas dentro das rotas. A capacidade não é mais baseada nos passageiros que poderiam entrar no veículo pois, utilizando a análise da demanda, conseguimos ver quem está embarcando de fato nestas paradas.

Mas isso não é tudo em relação às paradas. Existem duas razões principais para se tentar atender até as paradas com menor volume:

  1. Qualidade do serviço! Quanto maior a acessibilidade a uma rota (neste caso, quando a parada de embarque do passageiro está incluída em uma rota), maior será a percepção de qualidade do serviço do passageiro.
  2. Custo! Passageiros nas paradas de baixo volume não precisam ir ao escritório com tanta frequência. Quando suas paradas são incluídas, eles podem apenas pegar o ônibus ao invés de utilizar um transporte particular ou especial para chegar até o trabalho.

3. Software de Roteirização

O terceiro aspecto importante é sobre o software de roteirização. Mesmo com todas as paradas relevantes sendo obrigatoriamente incluídas pelo software, o mesmo deve tentar incluir as paradas menos relevantes o máximo possível – ou seja, o trabalho de um software de roteirização sofisticado é: Encontrar uma solução com a menor quantidade de veículos que atenda todas as paradas necessárias, enquanto tenta incluir o maior número de paradas de baixo volume possível.

Análise Prática

O resultado desse processo é um pequeno conjunto de rotas que tem como objetivo principal atender as paradas mais importantes – que tem a maior probabilidade de embarque por um passageiro – enquanto atende outras paradas pelo caminho.

Vamos destacar os benefícios:

  • Alta percepção de qualidade de serviço para os empregados. Os passageiros mais frequentes recebem um serviço com horários fixos, enquanto praticamente todos que embarcam com menos frequência ainda são contemplados com um serviço de transporte.
  • Uma redução enorme de custos por meio da adaptação da capacidade da frota, além de viagens mais curtas e menos paradas – que são baseados em dados reais de utilização.

O que fazer, na prática, quando um passageiro quer um transporte mas não está em nenhuma destas novas rotas?
Para isso, o procedimento a seguir é usado por gerentes:

  1. Quando um passageiro quer o transporte, eles irão informar o responsável pela gestão dos transportes (Com o sistema Buus, os passageiros utilizam um app para reservar seu assento em uma viagem).
  2. O responsável pelo transporte, com as solicitações em mãos, sabe qual é a demanda
  3. Quando um passageiro que precisa embarcar não está em nenhuma rota, o gerente pode fazer um ajuste: Decidir entre direcionar o passageiro até a parada mais próxima utilizando um transporte privado, ou utilizar um veículo extra (como um carro) para buscar esse passageiro e outros que estão fora das rotas. Lembre-se que, na prática, esse não é um caso comum.

É importante entender que com uma roteirização sofisticada, os casos em que se precisa solicitar transportes extras ou alternativos são raros: Afinal, as paradas mais importantes estão incluídas nas rotas. Como apenas algumas ocasiões utilizarão veículos extras para atender as demandas, o novo custo é praticamente igual a das novas rotas que utilizam capacidade reduzida.

Na prática, o responsável pelos transportes continuará monitorando a demanda real. Baseado na utilização, ele pode decidir por refazer esse processo depois de 3 meses, por exemplo, se uma mudança na demanda justificar essa decisão.

Roteirização Dinâmica vs. Estática: Entenda as diferenças e quando elas se aplicam

Entenda as diferenças entre os tipos de roteirização e conheça nossa proposta de roteirização Fit.

Frequentemente, recebemos perguntas dos clientes sobre a possibilidade de implementar a roteirização dinâmica para eles. Como especialistas nesta área, nós temos o maior prazer em responder!

Antes de começarmos, um aviso: a resposta à pergunta não é apenas uma questão de custo!

Na verdade, também tem a ver com a qualidade do serviço experimentada pelos seres humanos e a forma como a sua empresa opera em termos de turnos e regularidade do horário de trabalho.

Então – para a surpresa de alguns – nós recomendamos a roteirização dinâmica com menor frequência do que o esperado. Neste artigo, explicamos quando a roteirização dinâmica é a melhor solução para o seu tipo de negócio e quando uma roteirização estática é a solução preferível.

A seguir, você vai encontrar os seguintes tópicos:

O que é exatamente roteirização Estática e Dinâmica?

Vamos considerar um grupo com 5 passageiros.

Supomos que o passageiro nº 3 informou que não precisará viajar. A terceira parada, portanto, não é necessária e uma rota mais curta pode ser tomada.

Quando utilizar?

Alguns gestores logo dirão que a roteirização dinâmica é claramente a melhor opção e, portanto, deve sempre ser usada. Muita calma nessa hora!

Na verdade, a roteirização dinâmica nem sempre é a melhor opção, mesmo que em alguns casos seja necessário utilizá-la. O custo não é a única vantagem a ser considerada: a qualidade do serviço para os passageiros também é importante.

Qualidade do serviço aos passageiros?

A qualidade do serviço é a percepção que os clientes têm do quão bom é o seu negócio. No transporte, a qualidade do serviço é influenciada por uma série de fatores, como segurança e conforto, por exemplo. Aqui, ponderamos confiabilidade e o responsividade do serviço.

Quando as pessoas usam o transporte regularmente – em um turno de trabalho, por exemplo – elas esperam que o ônibus chegue e parta em horários fixos. As pessoas possuem hábitos… e odeiam mudanças!

No entanto, quando a natureza do seu trabalho é volátil e fora dos padrões regulares, a responsividade do transporte se torna muito mais importante: eles esperam que o serviço os atenda da melhor maneira possível.

  • Para o embarque, isso significa sair de casa o mais tarde possível
  • Para o desembarque, sair do trabalho o mais cedo possível

A consistência, nesse caso, não é um problema!

Turnos de trabalho influenciam a decisão

O foco na redução de custos é compreensível – e nós iremos fornecer informações importantes sobre o que é possível e como – mas a qualidade do serviço tem suas demandas. A maneira como o trabalho é organizado em uma empresa é o fator determinante.

Vamos discutir os dois extremos (trabalho por turno x horários flexíveis) e mostrar o que é possível em cada caso e o que esperar.

Roteirização Estática para horários fixos

Para organizações com horários fixos, a roteirização estática é a mais adequada.

Pessoas que trabalham por turno precisam ser transportadas em horários fixos, quase sem exceção. Estes trabalhadores de turnos são pessoas que entram no horário administrativo, em setores industriais como materiais (incluindo produtos químicos), energia (incluindo petróleo e gás) e consumo cíclico (incluindo automotivo). Normalmente requerendo muitos trabalhadores, a localização de sua sede geralmente é longe do centro da cidade.

Não é melhor apenas usar a roteirização dinâmica?

Se você adaptar diariamente a rota de forma dinâmica, o aumento da complexidade trará confusão. Os passageiros terão que entrar em um ônibus diferente a cada dia. Isso requer uma orientação e, portanto, trabalho extra. Os horários de embarque mudam diariamente – na prática também não vai dar certo. E os motoristas também terão de fazer uma rota diferente todos os dias.

Roteirizar dinamicamente em tempo real enquanto busca passageiros é outro engano. Os horários de chegada mais cedo nos pontos de ônibus não ajudam os trabalhadores de turno com horários de início fixos. Além disso, a redução de quilometragem adquirida na prática é limitada: a distância até o local que não fica no centro da cidade é o principal fator e não diminui.

Então, é possível reduzir custos? Sim!

A redução de custos é alcançada utilizando serviços profissionais de roteirização automática. Experiências mostram que especialistas, com software sofisticado, criam soluções trazendo claramente melhores benefícios de custos – pela redução do tamanho da frota e pela redução da quilometragem.

Isso é válido especificamente para problemas de roteirização maiores. As empresas costumam se limitar a rotas antigas e desatualizadas, criadas há muito tempo devido à complexidade de fazer o trabalho manualmente.

Existem outras formas de se reduzir custos? Sim!

Nestes tempos de pandemia da COVID-19, com muitos funcionários trabalhando em casa, uma redução adicional e drástica nos custos de transporte pode ser alcançada. A técnica é chamada de “Roteirização Fit”. A Roteirização Fit ajuda a reduzir os custos de transportes em até 65%, economizando centenas de milhares por mês para as empresas.

A técnica analisa a utilização real dos veículos e usa o resultado para criar um pequeno conjunto de rotas com uma frota reduzida. Essas rotas estáticas atendem à demanda de transporte necessária. Para entender mais sobre isso, leia o artigo Estudo de caso: como economizar R$470K por mes com COVID19 routing.

Roteirização Dinâmica para horários flexíveis

A roteirização Dinâmica se torna um requisito quando os turnos não são fixos.

 Identificamos pelo menos 3 situações em que a roteirização dinâmica é necessária.

  1. Tipo de setor industrial: Tome o setor de mídia como exemplo. Muitas produções estão acontecendo durante o dia, planejadas para aproveitar ao máximo os recursos limitados. Aqui, pequenos grupos de pessoas trabalharão em horários voláteis. Como resultado, a roteirização é feita dinamicamente. O trabalho da Buus na Rede Globo é um bom exemplo do tipo de economia que pode ser alcançado!
  2. Tipo de funcionário: Para funcionários de gerência média ou executiva, faz sentido oferecer a roteirização dinâmica por ela oferecer um nível mais alto de qualidade do serviço. O mesmo se aplica ao transporte de equipes de reparos.
  3. Tipo de evento: Celebrações, reuniões de escritório ou excursões. Só no último momento se sabe quem vai participar e precisa de transporte.

Diferenças entre roteirização dinâmica x estática

Quando a roteirização Dinâmica é usada em grupos com horários de trabalho flexíveis, a tendência é a formação de grupos menores se comparados a turnos fixos. Com grupos menores se usam carros menores e, consequentemente, viagens mais rápidas!

Usar a roteirização de forma inteligente reduz custos

E quanto ao potencial de redução de custos na roteirização dinâmica?
Existem duas fontes de redução de custos que a roteirização automática oferece.

A primeira redução vem pelo uso de um software de roteirização. Os algoritmos superam o trabalho manual, incluindo o trabalho feito por despachantes. Em nossa experiência, menos viagens são feitas e menos carros usados quando as rotas são calculadas. Despachantes perdem parte da visão geral quando 8 ou mais pessoas precisam ser embarcadas. E às vezes o despachante leva dois chapéus: quando ele é empregado pelo fornecedor do transporte o seu interesse é não diminuir o número de viagens.

A segunda redução de custos é alcançada através da otimização da frota utilizada. Ao trazer as pessoas para casa quando elas saem do trabalho, você precisa ter carros disponíveis. E o tamanho da frota de plantão é um fator importante de custo.

O tamanho pode ser bastante reduzido por algoritmos dedicados que levam em consideração as regras de negócio da empresa – analisando quando as pessoas saem ou chegam normalmente, por exemplo. O número de viagens pode ser ainda mais reduzido desembarcando e embarcando passageiros na mesma viagem.

A aplicação bem-sucedida dessas ideias pode levar a uma enorme redução de custos, como demonstrado no caso da Rede Globo.

Então, qual forma de roteirização é melhor pra minha empresa?

No fim, a forma como a empresa organiza os horários de trabalho é o fator determinante para decidir qual tipo de roteirização é a ideal. No caso de empresas maiores, não é incomum ter os dois tipos de método de roteirização sendo aplicados.Em qualquer caso, é a qualidade do software de roteirização e a experiência da equipe que provê esta ferramenta que lhe dará a maior oportunidade de redução de custos!