Os 8 relatórios mais importantes para o transporte fretado em 2021

Dicas de interpretações de informação para aumentar a eficiência do transporte fretado.

Relatórios são o tempero da vida! Eles ajudam a transformar dados brutos em informações significativas para a tomada de decisões dos gerentes. Segunda surpresa: muitos gestores de mobilidade não os conhecem. Isso explica porque muitos sistemas de rastreamento não fornecem essa inteligência.

Neste artigo, vamos apresentar os relatórios básicos (mas muito importantes) que um profissional de RH ou responsável pelo transporte precisa conhecer. Alguns desses relatórios são quantitativos, e outros, qualitativos. Os dados quantitativos podem ser calculados em médias ou outras estatísticas – os dados qualitativos requerem interpretação, e nós daremos dicas de como se interpretar essas informações!

A seguir, você encontrará os seguintes tópicos:

Relatório de Quantidade de Viagens 

Para entender o desempenho global durante um período, o gestor precisa saber o número de viagens por unidade operacional e/ou por linha. Neste relatório é importante que se contenha tanto o número de viagens programadas como de viagens realizadas. Assim o gestor pode fazer um acompanhamento atento das operações.

Relatórios Qualitativos de Viagens

Existem relatórios para entender a qualidade das viagens produzidas. Dentro desta ótica de qualidade, encontramos:

  • Cumprimento do itinerário
  • Avaliação do motorista
  • Pontualidade das viagens

Cumprimento do Itinerário

O relatório de cumprimento do itinerário compara os horários de viagens programadas com os horários realizados de fato. Um itinerário específico pode não ter sido seguido por motivos de desvio de rota, por exemplo, ou devido a algum comportamento específico por parte do Motorista. A análise dessas informações vai te ajudar a determinar qual é o problema.

Segundo Felippe da Cás, MBA em Gestão de Transporte pela COPPE/UFRJ e antigo Gerente de Projetos na Buus, a importância dessas informações tem a ver com a comunicação e segurança de toda a operação do transporte:

Para a empresa o descomprimento gera ruído: porque ela quer que a operação de transporte seja feita de acordo com o planejado. Se o motorista não cumprir o itinerário, ele pode gerar um risco para os passageiros e para toda a operação… e isso não é bem visto pelo gestor de mobilidade.

Avaliação de Motorista

Sistemas profissionais de gestão de transportes permitem que os passageiros façam avaliações do motorista da sua última viagem. Essas avaliações são muito valiosas e estimadas para gerentes de transporte que sabem utilizá-las.

Na maioria dos casos os motoristas de transporte fretado são excelentes profissionais, que realizam seu trabalho com extremo cuidado aos passageiros. Em empresas maiores, é mais comum se encontrarem algumas exceções (principalmente entre novos contratados), e este relatório ajuda a identificar rapidamente motoristas que podem precisar de um novo treinamento ou outros auxílios.

Surpreendentemente, um outro uso deste relatório parte de um ponto de vista contrário ao senso comum: Uma avaliação negativa de um motorista por vezes pode ser um reflexo do estado mental do funcionário que fez a avaliação ao invés da performance do motorista.

Avaliações negativas frequentes podem ser também um sinal de outros problemas, como por exemplo: local de parada ruim para o passageiro ou rotas extremamente longas. Este relatório é importante para se aprofundar nas questões de percepção de qualidade do transporte para os passageiros insatisfeitos.

Em alguns casos, uma ligação para estes funcionários pode ajudar a identificar o problema e prevenir problemas futuros.

Pontualidade da Viagem 

Ainda sobre a ótica qualitativa de viagens, temos o relatório de pontualidade de viagem – e seu entendimento pode ser dividido em duas partes:

  1. Pontualidade Geral – Que diz respeito aos horários que foram programados na saída e na chegada do veículo no ponto final;
  2. Relação entre Pontualidade Estimada x Executada – O veículo pode ter sido pontual no geral, mas pode ter não cumprido corretamente os horários nas paradas. Isso compromete a percepção de qualidade do serviço para os passageiros.

Identificando o Uso Indevido com Relatórios

A utilização indevida dos transportes é um problema recorrente para o gestor, especialmente para unidades maiores. Realizar a verificação dos embarques é um processo difícil e demorado sem um sistema avançado para controle de acesso e análise posterior. Para se identificar a má utilização do passageiro, usamos duas variantes:

  1. Uso indevido – É o caso quando o passageiro embarca em uma rota ou veículo errado. Mais para frente, pode causar problemas com a entrada de mais passageiros.

    Na volta, o uso indevido geralmente acontece quando funcionários vão para um centro comercial ou faculdade em vez de ir para casa. Isso faz com que as viagens planejadas percam o seu valor original, e a desorganização gera estresse para passageiros e motoristas: Quem, dentro do ônibus, não deveria estar lá?
  2. Não-uso – É a variante mais importante: a empresa contrata um serviço que tem custo alto e o funcionário elenca-se para o uso. Quando esse uso não ocorre, gera-se um custo desnecessário para a operação.

A importância das informações neste relatório é auxiliar na tomada de decisão do gestor de transporte. Agora, ele tem informações para contemplar e decidir sobre reduções de oferta de viagens ou oferecer assentos para outros passageiros, por exemplo.

Relatório de Aderência a Reserva de Assentos

Os sistemas de transporte mais avançados permitem que se reserve o assento antes da viagem. Com esta funcionalidade, o funcionário expressa o desejo de viajar num certo dia e isso gera o entendimento prévio da demanda – que é algo especialmente importante nos tempos de pandemia.

Este relatório avalia o grau de aderência dos passageiros que utilizam o sistema corretamente, e com isso, registram o seu acesso no sistema de transporte. Essa informação se encontra através da avaliação da relação entre os embarques de passageiros identificados e passageiros “convidados” (que não são reconhecidos pelo sistema, mas possuem seu embarque aprovado pelo condutor).

Em termos mais simples: Num período de uma semana, caso o funcionário faça a reserva de assento – indicando que utilizaria o transporte – mas não o utilizou e nem informou sobre sua demanda, ele perde a possibilidade de usar o assento.

Relatório de Perfil dos Passageiros

Com centenas de trabalhadores, é virtualmente impossível que os profissionais de RH saibam quem é quem, onde cada um trabalha ou quem de fato está utilizando o transporte. Para entender essas informações, este é o relatório ideal. Existem algumas categorias para a frequência de uso por passageiros.

  • Frequência Alta: 30 ou mais viagens por mês;
  • Frequência Média: de 4 até 29 por mês;
  • Frequência Baixa: até 3 viagens por mês;
  • Não utilizou: passageiro cadastrado na Unidade Operacional que não utilizou o sistema.

Como essas informações e categorias funcionam na prática? Um exemplo de interpretação de nosso Gerente de Projetos: “O que quer dizer quando um passageiro faz, por exemplo, apenas 22 viagens por mês? Quer dizer que, provavelmente, na outra metade do tempo eles viajam de carro.”

Relatório de KMs percorridos

Apesar de ser um dos mais comuns, este relatório é importante para qualquer organização, independente do seu tamanho – o relatório de quilometragem das viagens. O relatório, que pode ser organizado por unidade e por linha, conta a quantidade de quilômetros percorridos. Sua aplicação mais difundida é verificar o custo com transporte repassado pela operadora.