Coordenação e organização no transporte de colaboradores em modelos híbridos de trabalho.

Vamos imaginar um cenário: uma empresa tem 1000 colaboradores em seu quadro e, repentinamente, a frequência é alterada ao iniciar o regime de trabalho híbrido. Como reorganizar o transporte destas peças?

O trabalho híbrido veio para ficar e já conversamos um pouco sobre isso em um outro artigo, mas agora, vamos entender com mais profundidade os desafios do modelo!

Vamos imaginar um cenário: uma empresa tem 1000 colaboradores em seu quadro e, repentinamente, a frequência é alterada ao iniciar o regime de trabalho híbrido. Como reorganizar o transporte destas peças?

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Isso pode ser um problema muito grande e, para tal desafio, existem 5 pontos que devem ser considerados:

  1. Saber qual colaborador está viajando e quais os seus dias presenciais;
  2. Saber onde residem e a rota destes funcionários; 
  3. Recalcular a roteirização para motoristas e trabalhadores, não abrindo mão da eficácia e praticidade;
  4. Comunicar as novas rotas e paradas tanto para o colaborador quanto para o condutor do veículo;
  5. Verificar o bom andamento da operação.

Parece difícil – e realmente é sem as ferramentas certas – mas a Buus vai ajudar a entender ponto a ponto.

Conhecer o colaborador / Quem está viajando?

O primeiro desafio é saber quem de fato vai viajar dentre os 1000 colaboradores, e como fazer isso? Ligando individualmente para todos eles? Recebendo do responsável do setor uma lista? A verdade é que nos dois casos a organização e comunicação entre várias pessoas e setores seria desafiadora e, dentro de uma grande empresa, tempo e atenção são necessários para evitar erros – que nem sempre são evitados – além de um fluxo enorme de informações mutáveis.

Como criar uma roteirização para esses colaboradores , eficaz e prática? 

Neste ponto o processo começa a ficar ainda mais complexo e o desafio consiste em: utilizar os dados para traçar as melhores rotas, mas como fazer isso? Refazer individualmente a roteirização em uma folha de papel na garagem? Deixar a cargo dos motoristas e empresas de fretado a decisão sobre como transportar seus colaboradores, mesmo sabendo que estes não têm tecnologia e/ou interesse econômico para criar uma solução mais eficaz?

Independente da resposta, o processo nunca será o melhor possível! Criar manualmente soluções, levando em consideração os diferentes elencos de trabalhadores, geraria uma quantidade inimaginável de trabalho – e retrabalho. A única forma de administrar esta grande quantidade de informações é com ferramentas especializadas aliado ao esforço do Gestor de mobilidade e seus auxiliares.

Como comunicar as novas rotas e paradas tanto para o colaborador quanto para o condutor do veículo?

A partir da criação de novas rotas é necessário comunicar aos motoristas e passageiros com antecedência aspectos como: horários de embarque e desembarque, novos trajetos e pontos de embarque diferentes para cada um dos envolvidos na operação, e novamente perguntamos, como fazer isso? Anotando em quadro de avisos ou numa planilha no computador? 

Qualquer que seja a opção, o volume torna o trabalho longo e desgastante, tanto para o gerente quanto para os assistentes do setor e, podemos afirmar, operações mais trabalhosas custam mais!

 Como verificar a operação ?

É importante saber quem de fato usou o serviço e se o fez no momento combinado!

Se houver mal uso desse cronograma, certamente, o negócio destinará mais recursos que os necessários – e os valores são altos. Se superdimensionar a operação já é um problema, imagine o cenário oposto: a superlotação do transporte, o que, na experiência da Buus, pode gerar problemas que vão desde o não cumprimento de recomendações sanitárias – quando pensamos na dificuldade de distanciamento social – além de queixas pelo desconforto da viagem e até, em último caso, acidentes causados por esse motivo.

Sem uma ferramenta específica o controle de movimentação dos colaboradores torna-se um trabalho praticamente impossível. O motorista, muitas vezes, acaba sendo o elo informal entre os passageiros e a eficácia da operação. Ainda assim, esse ator não comunica ao departamento da empresa sobre a frequência ou não do funcionário.

Dá para perceber que não há solução mágica! Todo o processo é colaborativo e envolve ativamente tanto o gestor de transporte da empresa quanto a equipe de atendimento especializado da Buus, portanto não ponha em risco a transformação digital de seu negócio, nos procure e participe do nosso modelo de transporte com mais sorrisos.

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