O antes e depois da Transformação Digital

Apresentamos dois cenários de uma operação de transportes: o primeiro, comum e feito por muitas empresas. O segundo, após os efeitos da Transformação Digital.

Esse é o segundo post dessa série. Para entender o contexto dos cenários descritos, clique aqui.

Para preservar os profissionais e operações mencionados no post anterior os nomes, valores e situações da operação, apesar de comuns, são fictícios.

Antes da transformação digital

A Cynthia puxa do sistema interno todos os funcionários programados para o transporte e atualiza a lista com as demandas por e-mail até o horário de corte (21:00). O Léo – responsável por fazer as rotas e despachar o transporte – recebe as informações, divide os passageiros por bairro, e faz uma primeira roteirização manualmente. O resultado: 154 pessoas programadas para hoje, com endereços altamente variados: Realengo, Tijuca, Campo Grande… O primeiro horário de saída é às 00:00 e haverão cerca de 110 passageiros, sendo necessários 24 carros leves e 5 vans para a operação.

Até as 23:30, ele está pronto – antes, ele precisou imprimir e confirmar as rotas e horários de saída com os mais de 30 motoristas (entre titulares e reservas) que o aguardam.

Mesmo tendo um horário de encerramento bem planejado, programas ao vivo como o BBB frequentemente encerram mais tarde ou mais cedo que o esperado, e a consequência disso é a mudança no horário de saída dos funcionários. Tiago Leifert se despede dos brothers e avisa aos espectadores que amanhã ele estará de volta – por hoje, o programa acabou.

Enquanto o programa se encerra, Léo bate um papo… mas ele não está nada tranquilo, pois daqui a pouco terá que alocar e despachar mais de 100 passageiros em 30 carros. Junto com os primeiros funcionários que vem vindo, 3 funcionários de outra produção pedem um encaixe no roteiro.

Faltam 10 minutos para a primeira saída… cadê a equipe do BBB? Os funcionários que já embarcaram estão sem paciência e querem ir logo para casa. Léo vai ter que encaixar os 25 funcionários do BBB na próxima saída, mas para isso ele vai precisar de mais 3 carros e uma van.

Mesmo acostumado com situações como esta, a cabeça do Léo está a mil pois enquanto ele chama os carros e direciona as pessoas para o embarque, está fazendo uma re-roteirização na sua cabeça – com cuidado para não extrapolar a quantidade de carros e se lembrando de quais funcionários viajaram com quais motoristas para informar a administração. Ele consegue despachar todos que estavam aguardando o embarque antes da equipe do BBB chegar, ao custo de 6 carros terem viajado com apenas 1 pessoa.

Na próxima saída, além dos funcionários já programados, finalmente chega a equipe do BBB (com quase 1 hora de atraso). Agora faltam veículos para transportar tantos funcionários – será necessário segurar passageiros para o próximo horário ou chamar um táxi. O melhor é chamar mais alguns carros e aceitar que amanhã vai ouvir reclamações do seu chefe sobre como ele está gastando demais com o transporte. 

Depois da transformação digital

A Cynthia puxa do sistema interno todos os funcionários programados. O Léo recebe as informações, importa em um sistema e faz uma roteirização automática. O resultado: 154 pessoas programadas para hoje, e serão necessários apenas 14 carros leves e 5 vans para a operação – e nenhum passageiro ficará mais de 90 min dentro do veículo!

Tiago Leifert se despede dos brothers e avisa aos espectadores que amanhã ele estará de volta. Como de costume em programas ao vivo, os funcionários irão se atrasar para a volta.

Enquanto o programa se encerra, Léo bate um papo… mas ele está tranquilo, e pronto para o seu show: através de um aplicativo que permite a reserva de assentos para os funcionários, Léo já sabe que a equipe do BBB vai se atrasar e chegar apenas no próximo horário de saída. Alocar e despachar os passageiros em um período curto de tempo agora é moleza!

Os funcionários agora utilizam um QR Code para confirmar sua identificação no embarque – chega de pensar em quem viajou com quem! 

Novamente 3 pessoas de outra produção pedem um encaixe no roteiro e Léo os coloca em uma lista de espera. Os carros onde todos os passageiros programados já embarcaram são liberados sem problemas. Dos 85 passageiros que já embarcaram, 24 já foram pra casa em 1 van e 3 carros. Em menos de um minuto, Léo faz uma nova roteirização para alocar os 61 funcionários que estão no pátio. Os motoristas e passageiros são informados via aplicativo sobre as rotas e se alocam nos veículos indicados para ir pra casa.

Cenário com 85 passageiros.
Cenário com 61 passageiros.

No final da noite,  só é preciso verificar se o planejado está batendo com o realizado e verificar as estatísticas das viagens: a taxa de ocupação dos veículos está excelente e, pelas avaliações das viagens feitas pelos passageiros no aplicativo, o atendimento foi ótimo! A equipe do Léo está ficando cada dia melhor, e a mesma operação que era realizada com 32 carros foi feita com apenas 19.

A equipe do BBB chegou em casa com tranquilidade e conseguiu descansar para o próximo dia de trabalho na casa mais vigiada do Brasil.

Parabéns, Léo!

Para dar aquela “espiadinha”, o transporte de funcionários é essencial!

Para que o programa mais famoso da América Latina possa acontecer, o transporte precisa funcionar.

Há tempos o Brasil não se preocupou e concordou tanto sobre um assunto – a Karol tinha que ser eliminada do BBB21!

Mas para que você possa dar aquela espiadinha, existem inúmeros profissionais trabalhando todos os dias por baixo dos panos! O pessoal que trabalha na produção de festas, eventos, e adereços de palco das provas do líder, anjo e bate e volta por exemplo. E além deles, outros profissionais – para nós, os verdadeiros heróis – trabalham todos os dias para garantir o funcionamento do BBB21 e todas as outras programações: os profissionais da operação de transportes que garante a ida e volta para casa de todos.

Como é possível garantir que esses funcionários – que dão andamento a um programa que é assistido por mais de 60 milhões de pessoas ao redor do globo – cheguem em casa com segurança e tranquilidade para recarregar suas energias até o próximo dia de trabalho?

Entre 2016 e 2020 tive a oportunidade de acompanhar a organização do processo de transporte e pude ver de perto o processo de Transformação Digital, que há cinco anos atrás se iniciou com: “Faz um app pra gente não ter mais que usar papel”. 

A Transformação Digital é o processo de integrar tecnologia digital a todos os aspectos de uma empresa. Isso exige mudanças estruturais na empresa – que vão desde trocas de hardware até mudanças completas na cultura e processos de tomada de decisão das empresas, que após transformadas, possuem informações mais rápidas e precisas sobre seus processos.

No início de 2016 grande parte dessas atividades eram feitas através do papel, e-mail, telefone e principalmente boca a boca – o famoso “eu resolvo isso rapidinho para você aqui”. Isso gerava um sentimento de falta de controle das operações.

O responsável pelo transporte brincava dizendo que estava gerenciando faturas e não o transporte, e que daria um beijo em quem resolvesse seu problema de lidar com pilhas e pilhas de papéis. 

No próximo post, iremos descrever como era o processo antes da transformação digital do transporte e depois da transformação. Fique atento às próximas postagens!

Quer saber como a transformação digital resolveu essas e outras questões? Acesse o post “O antes e depois da transformação digital“, que encerra essa série.

Métodos de controle de acesso em 2020 – Qual é o melhor para minha empresa?

Conheça os métodos de controle de acesso existentes e qual se encaixa na sua empresa!

Porque há a necessidade de se controlar o acesso a um serviço de transporte? As justificativas possuem no mínimo dois grandes vieses:

  • Econômico – porque não é viável contratar um cobrador ou condutor para cada motorista;
  • Segurança – solicitar que um motorista faça esse controle em conjunto com o trabalho de direção pode colocar os passageiros em risco. Passar essa função para um passageiro é um processo que, além de diminuir a percepção de qualidade do serviço, é demorado e suscetível a erros.

Com tantas tecnologias disponíveis é preciso levar em conta as particularidades da sua empresa para fazer uma escolha coerente: Sua empresa é pequena, média ou grande? Qual é a área de atuação? Como funciona o seu serviço de transporte atualmente? 

Baseado em experiências com clientes pelo Brasil afora, a alternativa recomendada pelos especialistas da Buus é: Na maioria dos casos, utilizar o QR Code! Além da segurança, ele oferece o menor custo de instalação e manutenção de todos os métodos – além do seu tempo de implementação muito menor, pois hoje em dia a maioria dos aparelhos celulares vem com um leitor de QR Code embutido.

Neste artigo, você aprenderá como funciona o controle de acesso (também conhecido como controle de embarque), quais os métodos de controle de acesso existentes no mercado e qual deles se encaixa melhor no perfil da sua empresa!

Como funciona o controle de acesso?

A base dos sistemas de controle de embarque é similar: um dispositivo móvel – que pode ser tanto um equipamento dedicado a essa função quanto um smartphone, tablet ou notebook comum – é posicionado em algum lugar na entrada do veículo.

Quando um passageiro tenta realizar o seu embarque, esse dispositivo é usado para identificar o passageiro. Se o passageiro está cadastrado na base de dados e lhe é permitido usar o transporte, seu acesso é confirmado – caso contrário, seu acesso é negado.

A tecnologia empregada para realizar a identificação desses passageiros é o fator determinante para o custo de operação e implementação. As tecnologias de identificação mais difundidas no mercado são:

  1. Etiquetas RFID
  2. Biometria
  3. Códigos de Barra e QR Code

RFID

O pagamento por aproximação é a aplicação mais recente da tecnologia de RFID.

A tecnologia de identificação por radiofrequência é a mais usada entre as indústrias, mas existe uma variedade de tecnologias, etiquetas e leitores para RFID – cada uma adequada para diferentes tipos de aplicações.

Os sistemas de RFID funcionam basicamente com três componentes: uma etiqueta, um leitor e uma antena. As etiquetas contém um circuito integrado e uma antena, que transmitem as informações para o leitor.

A etiqueta também é protegida por um material que mantém a integridade das peças e as protege de diversas condições ambientais – o que determina o material usado geralmente é a finalidade do uso. Por exemplo: Os crachás (que são comuns em médias e grandes empresas) possuem a etiqueta entre as camadas de plástico.

As etiquetas são classificadas pelo alcance da frequência que usam para se comunicar e a maneira que se comunicam com o leitor (que pode ser ativa ou passiva). Etiquetas passivas são as usadas mais frequentemente, pois são menores e sua implementação é menos custosa. As etiquetas passivas precisam ser “carregadas” pelo leitor de RFID antes de transmitirem os dados. Etiquetas ativas possuem uma fonte de energia (uma bateria, por exemplo), que as permitem transmitir os dados a todo o momento. 

As etiquetas também são agrupadas em categorias baseadas no alcance das frequências – e quanto menor a frequência, menor o alcance e a taxa de leitura de dados:

  • Frequência baixa
  • Frequência alta
  • Frequência ultra-alta

Frequência baixa

Sistemas de baixa frequência operam entre 30~300 KHz e possuem alcance de até 10 cm. 

Enquanto eles possuem alcance e taxa de leitura mais lentos que as outras tecnologias, eles são mais eficientes quando em presença de metais ou líquidos (que podem interferir com outros tipos de transmissões RFID). Esses sistemas são usados em controle de embarque, comércio de gado e outras aplicações em que o alcance baixo de leitura é aceitável.

Frequência alta

Sistemas de alta frequência operam entre 3~30 MHz e possuem alcance entre 10 cm e 1 m. Aplicações comuns são: bilhetagem eletrônica, pagamentos e transferência de dados.

Frequência ultra-alta

Sistemas de frequência ultra-alta oferecem alcances de até 12 m, além de taxas de transferência melhores. Eles são mais sensíveis à interferência de metais, líquidos e sinais eletromagnéticos. As etiquetas desta frequência tem a produção muito mais barata, e por isso são utilizadas em rastreamentos de varejo, confecção farmacêutica e em outras aplicações que requerem grandes quantidades de etiquetas.

Custos com RFID

O custo da implementação do sistema vai depender do tipo que você escolher. Existem custos com equipamentos (como os leitores), a instalação, etiquetas, softwares e integrações. Empresas costumam pagar taxas de licenciamento para manutenção dos sistemas.

Biometria

Facial recognition
O reconhecimento facial já funciona em alguns países e, apesar das controvérsias, é tendência no mundo.

Antes matéria de ficção científica, a biometria é usada cada dia mais pelos empreendimentos para garantir segurança de acesso. Um sistema de acesso biométrico faz uma varredura de dados biológicos de seres humanos, portanto, é um dos métodos de autenticação mais seguros. Os processos biométricos mais difundidos são os de reconhecimento facial, impressão digital, varredura de íris e reconhecimento de voz.

Companhias aéreas já utilizam a tecnologia de reconhecimento facial no embarque, e novos testes com a tecnologia são feitos diariamente. A biometria não está limitada aos embarques aéreos. O Governo da Índia, por exemplo, lançou um programa para criar um número biometricamente identificável para cada cidadão, baseado em reconhecimento de íris e históricos de impressões digitais.

Cada método de identificação biométrica tem suas características e o próprio sistema tem algumas limitações como por exemplo condições de iluminação baixa ou a utilização em menores de idade. Com os avanços tecnológicos na captura de imagens, os sensores não precisam mais de câmeras e lentes dedicadas e robustas, portanto, o reconhecimento de íris poderá ser a moda do futuro.

Segurança demais?

A probabilidade de falsificação de entradas utilizando o sistema biométrico é praticamente nula: Ele detecta os que não possuem permissão dentre milhões. Apesar disso ser fantástico, este nível de segurança geralmente não é necessário para sua operação de transporte – além do método pesar bastante no bolso.

Assim como todos os sistemas, ele possui um custo de instalação e manutenção/reparo e você provavelmente pagará um custo alto para obter um nível de segurança desnecessário.

Além do custo, existe também o tempo para implementação: Diferente de vôos internacionais – onde utilizam os dados biométricos armazenados pelo governo quando você tirou o seu passaporte – em uma fábrica ou empresa será necessária uma fase de configuração: para se coletar e armazenar os dados de todos os funcionários antes da implementação.

QR Code e Código de Barras

Todo mundo conhece o código de barras: um código preto e branco de linhas paralelas que aparecem em todos os produtos dos supermercados. Mas os QR Codes estão a cada dia se tornando mais e mais conhecidos e utilizados!

Ambas as tecnologias armazenam informação sobre um item ou produto em um formato que pode ser lido facilmente por leitores, ou, hoje em dia, aparelhos celulares com apps para leituras destas informações.

Código de Barras

O código de barras é nada mais que uma série de linhas (ou barras) e espaços unidimensionais – variando em tamanho, espessura e entre as cores preto e branco. As aplicações mais conhecidas são como meio de pagamentos (boleto) e registro de compras no supermercado.

QR Code

Cada vez mais comum nos estabelecimentos, o QR Code é uma tecnologia rápida e acessível.

O QR Code – Quick Response Code, ou Código de Resposta Rápida – foi criado na indústria automotiva japonesa e é um código de barras bidimensional. O termo “QR Code” na verdade é uma marca registrada de um tipo específico dessa tecnologia, mas o uso do termo foi tão difundido que acabou se tornando de fato o nome da tecnologia!

Você os encontra em caixas de cereal, pôsteres, comerciais, exibições de museu (para entregar informações mais detalhadas sobres as peças em exposição) e até em cartões de visita.

Os dois são a mesma coisa?

Tanto o QR Code quanto o código de barras são etiquetas que armazenam informações sobre um item ou produto.

Diferente do código de barras padrão, o QR Code pode armazenar informações em duas direções – horizontal e vertical. Essa diferença cria um grande salto na quantidade de informações que o QR Code guarda (1.520 a 2.509 caracteres) em comparação com o código de barras (20 a 25 caracteres). Isso quer dizer que o QR Code pode conter variados tipos de informações, como por exemplo:

  • Endereços de E-mail
  • Nomes Completos
  • Detalhes de um produto
  • URLs de Páginas da Internet
  • Datas (como em um compromisso de agenda)
  • Mensagens SMS
  • Geolocalização
  • Texto simples

Outra vantagem do QR Code é que os seus leitores podem ser utilizados em qualquer direção, facilitando e ampliando as possibilidades de leitura.

Custo e Segurança do QR

Escaneamentos com QR Codes são rápidos e podem ser feitos com dispositivos dedicados e baratos como um celular – o que dá ao operador de ônibus uma solução de custo baixo para realizar um controle de embarque.

Outro benefício importante é que o tempo e custo de implantação podem ser quase zerados! Caso seus passageiros utilizem um app, por exemplo, para receber as informações do transporte (incluindo informações de rotas e horários) o app pode gerar um QR Code pessoal para cada passageiro – que precisa realizar um login no app para acessá-lo.

Então, o passageiro utiliza o seu app para mostrar o QR code que o permite embarcar no veículo – gerando economia com a distribuição digital dos códigos pelo app e evitando problemas com cartões físicos que precisam ser reimpressos quando perdidos ou danificados!

Qual método de controle de acesso é o melhor pra mim?

Você tem duas opções: Utilize QR Codes ou RFID como base para o controle de embarque, mas dê preferência ao QR Code!

O uso do QR code é seguro e os seus leitores são baratos ou até gratuitos (se considerar a utilização de um celular como leitor), mas o benefício mais importante para os operadores ou empresas que querem começar com o controle de embarque em seus transportes é que o custo de instalação e manutenção é o menor possível!

O uso de etiquetas RFID fica em segundo lugar. Este método deve ser considerado apenas se sua empresa já possui algum tipo de sistema de identificação. Geralmente empresas de médio ou grande porte já utilizam esse sistema para identificar ou limitar o acesso de seus funcionários às suas premissas. Nestes casos, a extensão e integração desse método ao transporte faz sentido.

Um operador precisa investir em leitores para RFID – prestando bastante atenção ao tipo de etiquetas que são utilizadas, pois estas influenciam diretamente no tipo de leitor necessário.

Além disso, um tipo de integração entre software e sistema é necessário para associar os crachás dos passageiros aos seus direitos de embarque em transportes. Como dito anteriormente, esta não é a opção mais barata e só deveria ser considerada caso seja necessário por recomendação da empresa.

Na maioria dos casos, a utilização do QR Code é a forma mais barata e segura de se implementar um controle de embarque!

Como economizar até meio milhão por mês com roteirização nos tempos de Home Office?

Um caso real de como uma roteirização fit pode otimizar uma operação de transporte.

Em um curto espaço de tempo, os padrões de comportamento da sociedade foram bagunçados. As respostas à pandemia em um primeiro momento, interromperam escolas e trabalhos, que aos poucos estão se recuperando. Olhe para os transportes, por exemplo: Apesar de uma redução, o tráfego não foi completamente eliminado… as pessoas ainda precisam ir para o escritório!

Isto levanta a questão: Como organizar o transporte de fretamento para levar quem precisa ir ao trabalho, mas operando com capacidades e custos reduzidos por conta da pandemia?

Em busca de uma redução efetiva e precisa de custos, empresas estão buscando a possibilidade de direção sob demanda – o que é compreensível, mas muitas vezes não a melhor solução para muitos deles. Se quiser entender quando utilizar serviços de roteirização dinâmicos ou estáticos, leia o nosso artigo sobre as aplicações de cada tipo de roteirização.

Uma abordagem melhor para empresas com trabalho em turnos é o uso de uma versão mais leve de roteirização estática: Um procedimento que chamamos de Roteirização Fit.

A roteirização Fit cria novas rotas – menores em quantidade e com capacidade reduzida de frotas e paradas – que consomem muito menos recursos. As rotas atendem apenas um subconjunto de paradas, que, baseadas em uma análise de histórico de embarques, são as mais utilizadas.

O resultado é uma solução notavelmente barata que, além de ser de baixa manutenção, mantém a qualidade do serviço para os trabalhadores de turno na forma de tempos previsíveis e fixos de embarque e desembarque nos transportes.

A seguir, você vai encontrar os seguintes tópicos:

Não é uma teoria: existe um caso real!

Essa abordagem já é utilizada em diversos casos. Este artigo foi baseado em um estudo de caso onde se obteve redução de custos de até 65% utilizando este método.

Antes da pandemia, eram utilizados 16 veículos para o transporte de aproximadamente 680 passageiros. A versão fit conseguiu transportar o mesmo número de passageiros com apenas 6 veículos. A economia gerada foi de aproximadamente R$ 500.000 por mês. Explicaremos a seguir como isso foi possível.

Primeiro passo: Analisar o uso com um controle de acesso

O profissional encarregado de gerenciar o transporte sabe que os veículos estão retornando com poucos assentos ocupados: A suspeita é de que menos de 25% da capacidade total é utilizada. Como se aproveitar disso?

O primeiro passo é entender melhor o que está acontecendo – quem está de fato utilizando o transporte. O gráfico a seguir mostra o uso real pelos passageiros de uma indústria, em um período de 10 semanas durante a pandemia.

Uma análise como essa é possível utilizando o controle de acesso – e quando os dados de utilização pelo passageiro são disponibilizados de forma simples para os gestores.

Isso mostra que, na realidade, existem grandes diferenças de uso entre os passageiros. Falando em termos matemáticos, o padrão de comportamento lembra o de uma distribuição normal. Em termos não matemáticos: Um grupo de passageiros vai com frequência (digamos, duas vezes por semana), enquanto outros vão com menos frequência (uma ou duas vezes a cada duas semanas), enquanto outros quase nunca vão (uma vez a cada quatro semanas)

Em outras palavras, a demanda por uso de transporte não é distribuída igualmente entre todos os funcionários – e a Roteirização Fit tira proveito desse fato.

Segundo passo: Pontos de embarque e volume

No transporte fretado, passageiros embarcam em paradas específicas, que são mais acessíveis para os ônibus e também compartilhadas com outros passageiros – em contraste com um transporte direto como transporte por demanda ou aplicativo. 

O próximo passo da roteirização COVID-19 é determinar o volume das paradas.

O que é o volume de uma parada? É a média do número de passageiros que utilizam esta parada específica. Na Buus, analisamos a demanda de passageiros para chegar neste número – que chamamos de frequência. Uma vez que se possui a frequência de uso de cada passageiro, calcular o volume fica fácil.

Para calcular o volume de uma parada, utilizamos a soma das frequências dos passageiros na parada como no exemplo:

O exemplo mostra uma parada de ônibus em que três passageiros embarcam (e desembarcam na volta para casa). Suas frequências são 0.2, 0.15 e 0.02 respectivamente. Portanto, o volume da parada é: 0.2 + 0.15 + 0.02= 0.37.

Durante a pandemia, não espere que esses números sejam altos. Um volume de 0.5 é considerado alto; quer dizer que em média, um passageiro embarca nesta parada dia sim e dia não. Uma parada com essas características é candidata a se incluir em uma rota. Analisando a utilização, você encontrará paradas com volumes altos e outras com volumes significativamente mais baixos – 0.02, por exemplo.

A lição importante aqui é que não faz sentido em se incluir paradas com volumes muito baixos em suas rotas: quase ninguém embarca por lá!

Terceiro Passo: Roteirização

O próximo passo da roteirização fit é criar rotas baseadas nestas informações. A roteirização é feita de maneira diferente, levando em conta três aspectos:

1. Utilização de Paradas

O primeiro, como já mencionado, é que não se utilizarão todas as paradas! Apenas as paradas relevantes serão utilizadas nesta roteirização – que são as paradas com alto volume. Uma parada com volumes significativos (maior que 0.3, por exemplo) será incluída nas rotas; enquanto paradas com frequência baixa (0.03) serão excluídas. A exclusão de paradas “menores” é o que permite encurtar e simplificar as rotas, reduzindo o custo total!

2. Capacidade de Passageiros

O segundo aspecto é a capacidade de passageiros na frota – que agora é baseada no volume das paradas dentro das rotas. A capacidade não é mais baseada nos passageiros que poderiam entrar no veículo pois, utilizando a análise da demanda, conseguimos ver quem está embarcando de fato nestas paradas.

Mas isso não é tudo em relação às paradas. Existem duas razões principais para se tentar atender até as paradas com menor volume:

  1. Qualidade do serviço! Quanto maior a acessibilidade a uma rota (neste caso, quando a parada de embarque do passageiro está incluída em uma rota), maior será a percepção de qualidade do serviço do passageiro.
  2. Custo! Passageiros nas paradas de baixo volume não precisam ir ao escritório com tanta frequência. Quando suas paradas são incluídas, eles podem apenas pegar o ônibus ao invés de utilizar um transporte particular ou especial para chegar até o trabalho.

3. Software de Roteirização

O terceiro aspecto importante é sobre o software de roteirização. Mesmo com todas as paradas relevantes sendo obrigatoriamente incluídas pelo software, o mesmo deve tentar incluir as paradas menos relevantes o máximo possível – ou seja, o trabalho de um software de roteirização sofisticado é: Encontrar uma solução com a menor quantidade de veículos que atenda todas as paradas necessárias, enquanto tenta incluir o maior número de paradas de baixo volume possível.

Análise Prática

O resultado desse processo é um pequeno conjunto de rotas que tem como objetivo principal atender as paradas mais importantes – que tem a maior probabilidade de embarque por um passageiro – enquanto atende outras paradas pelo caminho.

Vamos destacar os benefícios:

  • Alta percepção de qualidade de serviço para os empregados. Os passageiros mais frequentes recebem um serviço com horários fixos, enquanto praticamente todos que embarcam com menos frequência ainda são contemplados com um serviço de transporte.
  • Uma redução enorme de custos por meio da adaptação da capacidade da frota, além de viagens mais curtas e menos paradas – que são baseados em dados reais de utilização.

O que fazer, na prática, quando um passageiro quer um transporte mas não está em nenhuma destas novas rotas?
Para isso, o procedimento a seguir é usado por gerentes:

  1. Quando um passageiro quer o transporte, eles irão informar o responsável pela gestão dos transportes (Com o sistema Buus, os passageiros utilizam um app para reservar seu assento em uma viagem).
  2. O responsável pelo transporte, com as solicitações em mãos, sabe qual é a demanda
  3. Quando um passageiro que precisa embarcar não está em nenhuma rota, o gerente pode fazer um ajuste: Decidir entre direcionar o passageiro até a parada mais próxima utilizando um transporte privado, ou utilizar um veículo extra (como um carro) para buscar esse passageiro e outros que estão fora das rotas. Lembre-se que, na prática, esse não é um caso comum.

É importante entender que com uma roteirização sofisticada, os casos em que se precisa solicitar transportes extras ou alternativos são raros: Afinal, as paradas mais importantes estão incluídas nas rotas. Como apenas algumas ocasiões utilizarão veículos extras para atender as demandas, o novo custo é praticamente igual a das novas rotas que utilizam capacidade reduzida.

Na prática, o responsável pelos transportes continuará monitorando a demanda real. Baseado na utilização, ele pode decidir por refazer esse processo depois de 3 meses, por exemplo, se uma mudança na demanda justificar essa decisão.

Roteirização Dinâmica vs. Estática: Entenda as diferenças e quando elas se aplicam

Entenda as diferenças entre os tipos de roteirização e conheça nossa proposta de roteirização Fit.

Frequentemente, recebemos perguntas dos clientes sobre a possibilidade de implementar a roteirização dinâmica para eles. Como especialistas nesta área, nós temos o maior prazer em responder!

Antes de começarmos, um aviso: a resposta à pergunta não é apenas uma questão de custo!

Na verdade, também tem a ver com a qualidade do serviço experimentada pelos seres humanos e a forma como a sua empresa opera em termos de turnos e regularidade do horário de trabalho.

Então – para a surpresa de alguns – nós recomendamos a roteirização dinâmica com menor frequência do que o esperado. Neste artigo, explicamos quando a roteirização dinâmica é a melhor solução para o seu tipo de negócio e quando uma roteirização estática é a solução preferível.

A seguir, você vai encontrar os seguintes tópicos:

O que é exatamente roteirização Estática e Dinâmica?

Vamos considerar um grupo com 5 passageiros.

Supomos que o passageiro nº 3 informou que não precisará viajar. A terceira parada, portanto, não é necessária e uma rota mais curta pode ser tomada.

Quando utilizar?

Alguns gestores logo dirão que a roteirização dinâmica é claramente a melhor opção e, portanto, deve sempre ser usada. Muita calma nessa hora!

Na verdade, a roteirização dinâmica nem sempre é a melhor opção, mesmo que em alguns casos seja necessário utilizá-la. O custo não é a única vantagem a ser considerada: a qualidade do serviço para os passageiros também é importante.

Qualidade do serviço aos passageiros?

A qualidade do serviço é a percepção que os clientes têm do quão bom é o seu negócio. No transporte, a qualidade do serviço é influenciada por uma série de fatores, como segurança e conforto, por exemplo. Aqui, ponderamos confiabilidade e o responsividade do serviço.

Quando as pessoas usam o transporte regularmente – em um turno de trabalho, por exemplo – elas esperam que o ônibus chegue e parta em horários fixos. As pessoas possuem hábitos… e odeiam mudanças!

No entanto, quando a natureza do seu trabalho é volátil e fora dos padrões regulares, a responsividade do transporte se torna muito mais importante: eles esperam que o serviço os atenda da melhor maneira possível.

  • Para o embarque, isso significa sair de casa o mais tarde possível
  • Para o desembarque, sair do trabalho o mais cedo possível

A consistência, nesse caso, não é um problema!

Turnos de trabalho influenciam a decisão

O foco na redução de custos é compreensível – e nós iremos fornecer informações importantes sobre o que é possível e como – mas a qualidade do serviço tem suas demandas. A maneira como o trabalho é organizado em uma empresa é o fator determinante.

Vamos discutir os dois extremos (trabalho por turno x horários flexíveis) e mostrar o que é possível em cada caso e o que esperar.

Roteirização Estática para horários fixos

Para organizações com horários fixos, a roteirização estática é a mais adequada.

Pessoas que trabalham por turno precisam ser transportadas em horários fixos, quase sem exceção. Estes trabalhadores de turnos são pessoas que entram no horário administrativo, em setores industriais como materiais (incluindo produtos químicos), energia (incluindo petróleo e gás) e consumo cíclico (incluindo automotivo). Normalmente requerendo muitos trabalhadores, a localização de sua sede geralmente é longe do centro da cidade.

Não é melhor apenas usar a roteirização dinâmica?

Se você adaptar diariamente a rota de forma dinâmica, o aumento da complexidade trará confusão. Os passageiros terão que entrar em um ônibus diferente a cada dia. Isso requer uma orientação e, portanto, trabalho extra. Os horários de embarque mudam diariamente – na prática também não vai dar certo. E os motoristas também terão de fazer uma rota diferente todos os dias.

Roteirizar dinamicamente em tempo real enquanto busca passageiros é outro engano. Os horários de chegada mais cedo nos pontos de ônibus não ajudam os trabalhadores de turno com horários de início fixos. Além disso, a redução de quilometragem adquirida na prática é limitada: a distância até o local que não fica no centro da cidade é o principal fator e não diminui.

Então, é possível reduzir custos? Sim!

A redução de custos é alcançada utilizando serviços profissionais de roteirização automática. Experiências mostram que especialistas, com software sofisticado, criam soluções trazendo claramente melhores benefícios de custos – pela redução do tamanho da frota e pela redução da quilometragem.

Isso é válido especificamente para problemas de roteirização maiores. As empresas costumam se limitar a rotas antigas e desatualizadas, criadas há muito tempo devido à complexidade de fazer o trabalho manualmente.

Existem outras formas de se reduzir custos? Sim!

Nestes tempos de pandemia da COVID-19, com muitos funcionários trabalhando em casa, uma redução adicional e drástica nos custos de transporte pode ser alcançada. A técnica é chamada de “Roteirização Fit”. A Roteirização Fit ajuda a reduzir os custos de transportes em até 65%, economizando centenas de milhares por mês para as empresas.

A técnica analisa a utilização real dos veículos e usa o resultado para criar um pequeno conjunto de rotas com uma frota reduzida. Essas rotas estáticas atendem à demanda de transporte necessária. Para entender mais sobre isso, leia o artigo Estudo de caso: como economizar R$470K por mes com COVID19 routing.

Roteirização Dinâmica para horários flexíveis

A roteirização Dinâmica se torna um requisito quando os turnos não são fixos.

 Identificamos pelo menos 3 situações em que a roteirização dinâmica é necessária.

  1. Tipo de setor industrial: Tome o setor de mídia como exemplo. Muitas produções estão acontecendo durante o dia, planejadas para aproveitar ao máximo os recursos limitados. Aqui, pequenos grupos de pessoas trabalharão em horários voláteis. Como resultado, a roteirização é feita dinamicamente. O trabalho da Buus na Rede Globo é um bom exemplo do tipo de economia que pode ser alcançado!
  2. Tipo de funcionário: Para funcionários de gerência média ou executiva, faz sentido oferecer a roteirização dinâmica por ela oferecer um nível mais alto de qualidade do serviço. O mesmo se aplica ao transporte de equipes de reparos.
  3. Tipo de evento: Celebrações, reuniões de escritório ou excursões. Só no último momento se sabe quem vai participar e precisa de transporte.

Diferenças entre roteirização dinâmica x estática

Quando a roteirização Dinâmica é usada em grupos com horários de trabalho flexíveis, a tendência é a formação de grupos menores se comparados a turnos fixos. Com grupos menores se usam carros menores e, consequentemente, viagens mais rápidas!

Usar a roteirização de forma inteligente reduz custos

E quanto ao potencial de redução de custos na roteirização dinâmica?
Existem duas fontes de redução de custos que a roteirização automática oferece.

A primeira redução vem pelo uso de um software de roteirização. Os algoritmos superam o trabalho manual, incluindo o trabalho feito por despachantes. Em nossa experiência, menos viagens são feitas e menos carros usados quando as rotas são calculadas. Despachantes perdem parte da visão geral quando 8 ou mais pessoas precisam ser embarcadas. E às vezes o despachante leva dois chapéus: quando ele é empregado pelo fornecedor do transporte o seu interesse é não diminuir o número de viagens.

A segunda redução de custos é alcançada através da otimização da frota utilizada. Ao trazer as pessoas para casa quando elas saem do trabalho, você precisa ter carros disponíveis. E o tamanho da frota de plantão é um fator importante de custo.

O tamanho pode ser bastante reduzido por algoritmos dedicados que levam em consideração as regras de negócio da empresa – analisando quando as pessoas saem ou chegam normalmente, por exemplo. O número de viagens pode ser ainda mais reduzido desembarcando e embarcando passageiros na mesma viagem.

A aplicação bem-sucedida dessas ideias pode levar a uma enorme redução de custos, como demonstrado no caso da Rede Globo.

Então, qual forma de roteirização é melhor pra minha empresa?

No fim, a forma como a empresa organiza os horários de trabalho é o fator determinante para decidir qual tipo de roteirização é a ideal. No caso de empresas maiores, não é incomum ter os dois tipos de método de roteirização sendo aplicados.Em qualquer caso, é a qualidade do software de roteirização e a experiência da equipe que provê esta ferramenta que lhe dará a maior oportunidade de redução de custos!