Como economizar até meio milhão por mês com roteirização nos tempos de Home Office?

Em um curto espaço de tempo, os padrões de comportamento da sociedade foram bagunçados. As respostas à pandemia em um primeiro momento, interromperam escolas e trabalhos, que aos poucos estão se recuperando. Olhe para os transportes, por exemplo: Apesar de uma redução, o tráfego não foi completamente eliminado… as pessoas ainda precisam ir para o escritório!

Isto levanta a questão: Como organizar o transporte de fretamento para levar quem precisa ir ao trabalho, mas operando com capacidades e custos reduzidos por conta da pandemia?

Em busca de uma redução efetiva e precisa de custos, empresas estão buscando a possibilidade de direção sob demanda – o que é compreensível, mas muitas vezes não a melhor solução para muitos deles. Se quiser entender quando utilizar serviços de roteirização dinâmicos ou estáticos, leia o nosso artigo sobre as aplicações de cada tipo de roteirização.

Uma abordagem melhor para empresas com trabalho em turnos é o uso de uma versão mais leve de roteirização estática: Um procedimento que chamamos de Roteirização Fit.

A roteirização Fit cria novas rotas – menores em quantidade e com capacidade reduzida de frotas e paradas – que consomem muito menos recursos. As rotas atendem apenas um subconjunto de paradas, que, baseadas em uma análise de histórico de embarques, são as mais utilizadas.

O resultado é uma solução notavelmente barata que, além de ser de baixa manutenção, mantém a qualidade do serviço para os trabalhadores de turno na forma de tempos previsíveis e fixos de embarque e desembarque nos transportes.

A seguir, você vai encontrar os seguintes tópicos:

Não é uma teoria: existe um caso real!

Essa abordagem já é utilizada em diversos casos. Este artigo foi baseado em um estudo de caso onde se obteve redução de custos de até 65% utilizando este método.

Antes da pandemia, eram utilizados 16 veículos para o transporte de aproximadamente 680 passageiros. A versão fit conseguiu transportar o mesmo número de passageiros com apenas 6 veículos. A economia gerada foi de aproximadamente R$ 500.000 por mês. Explicaremos a seguir como isso foi possível.

Primeiro passo: Analisar o uso com um controle de acesso

O profissional encarregado de gerenciar o transporte sabe que os veículos estão retornando com poucos assentos ocupados: A suspeita é de que menos de 25% da capacidade total é utilizada. Como se aproveitar disso?

O primeiro passo é entender melhor o que está acontecendo – quem está de fato utilizando o transporte. O gráfico a seguir mostra o uso real pelos passageiros de uma indústria, em um período de 10 semanas durante a pandemia.

Uma análise como essa é possível utilizando o controle de acesso – e quando os dados de utilização pelo passageiro são disponibilizados de forma simples para os gestores.

Isso mostra que, na realidade, existem grandes diferenças de uso entre os passageiros. Falando em termos matemáticos, o padrão de comportamento lembra o de uma distribuição normal. Em termos não matemáticos: Um grupo de passageiros vai com frequência (digamos, duas vezes por semana), enquanto outros vão com menos frequência (uma ou duas vezes a cada duas semanas), enquanto outros quase nunca vão (uma vez a cada quatro semanas)

Em outras palavras, a demanda por uso de transporte não é distribuída igualmente entre todos os funcionários – e a Roteirização Fit tira proveito desse fato.

Segundo passo: Pontos de embarque e volume

No transporte fretado, passageiros embarcam em paradas específicas, que são mais acessíveis para os ônibus e também compartilhadas com outros passageiros – em contraste com um transporte direto como transporte por demanda ou aplicativo. 

O próximo passo da roteirização COVID-19 é determinar o volume das paradas.

O que é o volume de uma parada? É a média do número de passageiros que utilizam esta parada específica. Na Buus, analisamos a demanda de passageiros para chegar neste número – que chamamos de frequência. Uma vez que se possui a frequência de uso de cada passageiro, calcular o volume fica fácil.

Para calcular o volume de uma parada, utilizamos a soma das frequências dos passageiros na parada como no exemplo:

O exemplo mostra uma parada de ônibus em que três passageiros embarcam (e desembarcam na volta para casa). Suas frequências são 0.2, 0.15 e 0.02 respectivamente. Portanto, o volume da parada é: 0.2 + 0.15 + 0.02= 0.37.

Durante a pandemia, não espere que esses números sejam altos. Um volume de 0.5 é considerado alto; quer dizer que em média, um passageiro embarca nesta parada dia sim e dia não. Uma parada com essas características é candidata a se incluir em uma rota. Analisando a utilização, você encontrará paradas com volumes altos e outras com volumes significativamente mais baixos – 0.02, por exemplo.

A lição importante aqui é que não faz sentido em se incluir paradas com volumes muito baixos em suas rotas: quase ninguém embarca por lá!

Terceiro Passo: Roteirização

O próximo passo da roteirização fit é criar rotas baseadas nestas informações. A roteirização é feita de maneira diferente, levando em conta três aspectos:

1. Utilização de Paradas

O primeiro, como já mencionado, é que não se utilizarão todas as paradas! Apenas as paradas relevantes serão utilizadas nesta roteirização – que são as paradas com alto volume. Uma parada com volumes significativos (maior que 0.3, por exemplo) será incluída nas rotas; enquanto paradas com frequência baixa (0.03) serão excluídas. A exclusão de paradas “menores” é o que permite encurtar e simplificar as rotas, reduzindo o custo total!

2. Capacidade de Passageiros

O segundo aspecto é a capacidade de passageiros na frota – que agora é baseada no volume das paradas dentro das rotas. A capacidade não é mais baseada nos passageiros que poderiam entrar no veículo pois, utilizando a análise da demanda, conseguimos ver quem está embarcando de fato nestas paradas.

Mas isso não é tudo em relação às paradas. Existem duas razões principais para se tentar atender até as paradas com menor volume:

  1. Qualidade do serviço! Quanto maior a acessibilidade a uma rota (neste caso, quando a parada de embarque do passageiro está incluída em uma rota), maior será a percepção de qualidade do serviço do passageiro.
  2. Custo! Passageiros nas paradas de baixo volume não precisam ir ao escritório com tanta frequência. Quando suas paradas são incluídas, eles podem apenas pegar o ônibus ao invés de utilizar um transporte particular ou especial para chegar até o trabalho.

3. Software de Roteirização

O terceiro aspecto importante é sobre o software de roteirização. Mesmo com todas as paradas relevantes sendo obrigatoriamente incluídas pelo software, o mesmo deve tentar incluir as paradas menos relevantes o máximo possível – ou seja, o trabalho de um software de roteirização sofisticado é: Encontrar uma solução com a menor quantidade de veículos que atenda todas as paradas necessárias, enquanto tenta incluir o maior número de paradas de baixo volume possível.

Análise Prática

O resultado desse processo é um pequeno conjunto de rotas que tem como objetivo principal atender as paradas mais importantes – que tem a maior probabilidade de embarque por um passageiro – enquanto atende outras paradas pelo caminho.

Vamos destacar os benefícios:

  • Alta percepção de qualidade de serviço para os empregados. Os passageiros mais frequentes recebem um serviço com horários fixos, enquanto praticamente todos que embarcam com menos frequência ainda são contemplados com um serviço de transporte.
  • Uma redução enorme de custos por meio da adaptação da capacidade da frota, além de viagens mais curtas e menos paradas – que são baseados em dados reais de utilização.

O que fazer, na prática, quando um passageiro quer um transporte mas não está em nenhuma destas novas rotas?
Para isso, o procedimento a seguir é usado por gerentes:

  1. Quando um passageiro quer o transporte, eles irão informar o responsável pela gestão dos transportes (Com o sistema Buus, os passageiros utilizam um app para reservar seu assento em uma viagem).
  2. O responsável pelo transporte, com as solicitações em mãos, sabe qual é a demanda
  3. Quando um passageiro que precisa embarcar não está em nenhuma rota, o gerente pode fazer um ajuste: Decidir entre direcionar o passageiro até a parada mais próxima utilizando um transporte privado, ou utilizar um veículo extra (como um carro) para buscar esse passageiro e outros que estão fora das rotas. Lembre-se que, na prática, esse não é um caso comum.

É importante entender que com uma roteirização sofisticada, os casos em que se precisa solicitar transportes extras ou alternativos são raros: Afinal, as paradas mais importantes estão incluídas nas rotas. Como apenas algumas ocasiões utilizarão veículos extras para atender as demandas, o novo custo é praticamente igual a das novas rotas que utilizam capacidade reduzida.

Na prática, o responsável pelos transportes continuará monitorando a demanda real. Baseado na utilização, ele pode decidir por refazer esse processo depois de 3 meses, por exemplo, se uma mudança na demanda justificar essa decisão.