Coordenação e organização no transporte de colaboradores em modelos híbridos de trabalho.

Vamos imaginar um cenário: uma empresa tem 1000 colaboradores em seu quadro e, repentinamente, a frequência é alterada ao iniciar o regime de trabalho híbrido. Como reorganizar o transporte destas peças?

O trabalho híbrido veio para ficar e já conversamos um pouco sobre isso em um outro artigo, mas agora, vamos entender com mais profundidade os desafios do modelo!

Vamos imaginar um cenário: uma empresa tem 1000 colaboradores em seu quadro e, repentinamente, a frequência é alterada ao iniciar o regime de trabalho híbrido. Como reorganizar o transporte destas peças?

Não perca nossas publicações semanais sobre transporte de seus colaboradores.

Isso pode ser um problema muito grande e, para tal desafio, existem 5 pontos que devem ser considerados:

  1. Saber qual colaborador está viajando e quais os seus dias presenciais;
  2. Saber onde residem e a rota destes funcionários; 
  3. Recalcular a roteirização para motoristas e trabalhadores, não abrindo mão da eficácia e praticidade;
  4. Comunicar as novas rotas e paradas tanto para o colaborador quanto para o condutor do veículo;
  5. Verificar o bom andamento da operação.

Parece difícil – e realmente é sem as ferramentas certas – mas a Buus vai ajudar a entender ponto a ponto.

Conhecer o colaborador / Quem está viajando?

O primeiro desafio é saber quem de fato vai viajar dentre os 1000 colaboradores, e como fazer isso? Ligando individualmente para todos eles? Recebendo do responsável do setor uma lista? A verdade é que nos dois casos a organização e comunicação entre várias pessoas e setores seria desafiadora e, dentro de uma grande empresa, tempo e atenção são necessários para evitar erros – que nem sempre são evitados – além de um fluxo enorme de informações mutáveis.

Como criar uma roteirização para esses colaboradores , eficaz e prática? 

Neste ponto o processo começa a ficar ainda mais complexo e o desafio consiste em: utilizar os dados para traçar as melhores rotas, mas como fazer isso? Refazer individualmente a roteirização em uma folha de papel na garagem? Deixar a cargo dos motoristas e empresas de fretado a decisão sobre como transportar seus colaboradores, mesmo sabendo que estes não têm tecnologia e/ou interesse econômico para criar uma solução mais eficaz?

Independente da resposta, o processo nunca será o melhor possível! Criar manualmente soluções, levando em consideração os diferentes elencos de trabalhadores, geraria uma quantidade inimaginável de trabalho – e retrabalho. A única forma de administrar esta grande quantidade de informações é com ferramentas especializadas aliado ao esforço do Gestor de mobilidade e seus auxiliares.

Como comunicar as novas rotas e paradas tanto para o colaborador quanto para o condutor do veículo?

A partir da criação de novas rotas é necessário comunicar aos motoristas e passageiros com antecedência aspectos como: horários de embarque e desembarque, novos trajetos e pontos de embarque diferentes para cada um dos envolvidos na operação, e novamente perguntamos, como fazer isso? Anotando em quadro de avisos ou numa planilha no computador? 

Qualquer que seja a opção, o volume torna o trabalho longo e desgastante, tanto para o gerente quanto para os assistentes do setor e, podemos afirmar, operações mais trabalhosas custam mais!

 Como verificar a operação ?

É importante saber quem de fato usou o serviço e se o fez no momento combinado!

Se houver mal uso desse cronograma, certamente, o negócio destinará mais recursos que os necessários – e os valores são altos. Se superdimensionar a operação já é um problema, imagine o cenário oposto: a superlotação do transporte, o que, na experiência da Buus, pode gerar problemas que vão desde o não cumprimento de recomendações sanitárias – quando pensamos na dificuldade de distanciamento social – além de queixas pelo desconforto da viagem e até, em último caso, acidentes causados por esse motivo.

Sem uma ferramenta específica o controle de movimentação dos colaboradores torna-se um trabalho praticamente impossível. O motorista, muitas vezes, acaba sendo o elo informal entre os passageiros e a eficácia da operação. Ainda assim, esse ator não comunica ao departamento da empresa sobre a frequência ou não do funcionário.

Dá para perceber que não há solução mágica! Todo o processo é colaborativo e envolve ativamente tanto o gestor de transporte da empresa quanto a equipe de atendimento especializado da Buus, portanto não ponha em risco a transformação digital de seu negócio, nos procure e participe do nosso modelo de transporte com mais sorrisos.

Fale com a Buus para entrar na era da transformação digital dos transportes

Há 2 anos iniciamos o projeto de Transformação Digital do Fretamento da Petrobras

Um relato sobre a participação da Buus na Transformação Digital do Fretamento da Petrobras.

Cada mudança ou transformação requer engajamento das pessoas.

O tempo voa quando você está se divertindo, mas às vezes é bom relembrar: há dois anos atrás, acabávamos de vencer uma licitação na Petrobras para “Gestão de Frotas Pesadas”.

Embora já tivéssemos bastante experiência com o sistema de gestão de fretamento, o desafio era como implantar um sistema assim num ambiente tão amplo quanto a operação da Petrobras. Há dois anos a comunicação entre ônibus, centro de controle operacional e passageiro era feita utilizando sistemas de rastreamento de frota que precisavam ser instalados no veículo. Nossa visão é de que esse processo precisa ser mais Plug & Play.

Após algumas tentativas frustradas trabalhando com tablets – cujo suporte geralmente quebra e que é grande demais para manusear de forma segura e eficiente – optamos por uma solução parecida com a Uber: utilizar apenas um smartphone para rastreamento, comunicação e controle de acesso. Os experimentos com o pessoal da Busport – um operador de transporte no Panamá – foram promissores e serviram como fundação para o nosso modelo atual.

Mas como é possível organizar isso quando o ônibus não é propriedade de seu cliente, mas de um operador de transporte que é contratado para prestar esse serviço?

Como posso fazer uma instalação não invasiva para evitar danificar o veículo do parceiro do seu cliente?

Como pegar energia elétrica?

Como treinar os motoristas? Será que vão roubar ou furtar muitos smartphones?  Será que esses smartphones vão aguentar o clima e a poeira do interior do Brasil?

Será que vai ter sinal de internet móvel lá no final da linha? 

Como os colaboradores (passageiros) vão reagir a essas mudanças?

Para conseguir as respostas destas questões, fui junto com o Felippe da Cás (e uma mala lotada de equipamentos e ferramentas) visitar a equipe da Vix em Linhares, São Mateus e Aracruz para experimentar, instalar e testar equipamentos – e para ensinar aos motoristas. Mas nesta visita acabamos aprendendo muito mais do que ensinando; Não só com os motoristas como com todas as pessoas que participaram do projeto. Vimos como as equipes Vix e Petrobras ficaram engajadas com o projeto e como os motoristas se empolgaram, explicaram e discutiam sobre o funcionamento. Também tivemos o prazer de ver os colaboradores da Petrobras utilizando nosso sistema até o final da linha na UTGC.

Veja aqui o filme que o Guilherme fez da nossa visita.

Na volta para casa o Felippe e eu chegamos tarde demais no check-in e eu – pouco acostumado a tecnologia – fui diretamente para o balcão e consegui fazer meu check-in enquanto o Felippe, que preferiu realizar o check-in pelo totem de autosserviço, perdeu o avião… às vezes, o jeito antigo funciona mais rápido.

Este post foi escrito por Warner Vonk com colaboração de Bryan Gonçalves.

Transporte Fretado: como combinar com os Russos?

Implementar o transporte fretado pode parecer muito fácil e rápido – mas você já combinou isso com os Russos?

Trecho de entrevista com o Dr. Mario Trigo (Antigo dentista da Seleção Brasileira) sobre Garrincha: “O senhor já falou com os russos?”

Em nossas últimas publicações, falamos muito sobre os “7 Passos” para realizar a gestão de mobilidade, quase como uma “fórmula mágica” para resolver todos os problemas do planejamento e execução de operações de transporte fretado nas indústrias. Só faltou combinar com os russos.

A verdade é que não existe uma fórmula mágica: O transporte fretado é feito por pessoas e para pessoas e por isso, é muito complicado. Além das atividades, o Gestor de Mobilidade deve alinhar todos os processos com o resto da equipe – tarefa que é muito difícil quando consideramos grandes indústrias, empresas e emissoras de televisão que possuem particularidades como:

  • Diversos Departamentos ou Produções
  • Os passageiros são os colaboradores
  • Os operadores são empresas que prestam o serviço de transportes – e existem várias delas
  • Cada operador possui uma equipe de motoristas diferente

No gráfico abaixo, é possível ter uma noção da complexidade de se organizar o transporte 

O Gestor de Mobilidade precisa se comunicar com todos os outros interessados no processo em momentos específicos e essas pessoas também se comunicam entre si, e cada um – de sua própria perspectiva – tem razão. No transporte, todos tem uma opinião e geralmente os elos considerados mais fracos (no caso, os motoristas) são os maiores afetados.

Estes passos geralmente são feitos com papéis e planilhas, ou no boca-a-boca e com muita garra. Mas existe um limite na capacidade de organizar as demandas dessa forma quando elas estão em constante mudança – e por isso empresas estão cada vez mais investindo em tecnologia para o apoio da Mobilidade.

A tecnologia é apenas uma parte da solução porque a sua implementação requer a mudança de comportamento das pessoas. E é aí que o Gestor de Mobilidade brilha: Ele coordena a transformação digital da empresa – realizando o planejamento e garantindo o controle e melhoria desse processo.

Se você sente que se encaixa no papel do Gestor de Mobilidade, nos conte quais ferramentas você utiliza para estar no controle da mobilidade e combinar tudo com os russos na sua empresa?

Este post foi escrito por Warner Vonk com colaboração de Bryan Gonçalves.

Gestão de Mobilidade para Indústrias – Passo 7

Com as informações reunidas ao longo das últimas atividades, ensinamos como planejar cenários para otimização do transporte fretado nas indústrias.

Este post explica sobre Otimização da operação de transporte fretado para indústrias. Para ver todas as outras atividades, clique aqui

Com todas as informações que foram reunidas desde o começo do processo, é possível testar novos cenários para o transporte dos 5 mil colaboradores: A ocupação dos embarques está boa? É possível usar um vale transporte para reduzir custos e aumentar a eficiência geral da rota?

Os clientes e o seu chefe sempre querem um serviço cada vez melhor, certo?

O objetivo da otimização é usar as informações coletadas durante todo o processo da operação para experimentar diversos cenários, e com isso, tomar decisões baseadas em evidências.

Utilizando um sistema que entrega essas informações é possível começar a definir cenários com outros objetivos, realizar testes e começar a desenvolver casos como: 

  • Quanto eu posso economizar na operação fazendo os passageiros andarem um pouco mais para pegar o veículo em outros pontos?
  • Posso fazer rotas que sejam eficientes ao mesmo tempo em que aumentam o nível de serviço para os passageiros? 
  • Em termos de qualidade, o que acontece quando eu mudo um cenário de embarques porta a porta para um de acesso com caminhada de até 800 metros até a parada? 
  • Onde mais a operação pode/deve melhorar?

Como mostrado no diagrama acima, quanto mais informações você tiver à disposição, mais complexo é para se ter as respostas – e mais valor agregado você pode gerar.

Atualmente a maioria dos gestores de mobilidade já possui algum tipo de relatório sobre o que aconteceu e, quando utilizam um sistema de rastreamento, também sabem o que está acontecendo. Mas para agregar valor verdadeiro ao transporte, você precisa analisar as informações e entender porque as coisas estão acontecendo. A partir daí, é possível otimizar e criar novos cenários que atendam melhor os colaboradores e que tenham preços mais interessantes.

Este post foi escrito por Warner Vonk com colaboração de Bryan Gonçalves.

Gestão de Mobilidade para Indústrias – Passo 6

Como definir e analisar KPIs relevantes para a operação de transporte fretado nas indústrias.

Este post explica como são feitas as Análises de KPIs do transporte fretado para indústrias. Para ver todas as outras atividades, clique aqui

O objetivo das análises é definir os indicadores-chave de desempenho da sua operação e verificar se as informações obtidas estão de acordo com o planejado.

Uma vez que você entende e define seus critérios e indicadores de desempenho (KPIs) – que podem ser desde metas em relação a viagens até ocupação de veículos ou avaliações dos usuários do serviço de transporte – você pode usar as informações adquiridas no passo anterior para responder questões como:

  1. A operação está sob controle?
  2. As metas de desempenho das viagens realizadas estão sendo batidas? Por exemplo:
    1. A realização das viagens está de acordo com o programado?
    2. O motorista está seguindo o itinerário (ou seja, o cumprimento das paradas está de acordo com o programado)?
    3. Eu posso (ou devo) otimizar algumas rotas?
    4. O motorista está saindo no horário correto (ou seja, a pontualidade de início da viagem está boa)? E na chegada até a empresa? Os colaboradores estão chegando no horário planejado ou existem muitos atrasos?
    5. Como está a ocupação dos veículos?
  3. Como estão as avaliações das viagens e dos motoristas?
BI com informações de quantidade de viagens (organizadas por Rota/Linha)
Mapa de calor com RTA (Tempo Real de Chegada) das linhas de uma indústria.
Este post foi escrito por Warner Vonk com colaboração de Bryan Gonçalves.

Gestão de Mobilidade para Indústrias – Passo 5

Como verificar se o transporte fretado está funcionando como combinado e quais são os critérios para se realizar essa avaliação.

Este post explica sobre Relatórios da operação de transporte fretado para indústrias. Para ver todas as outras atividades, clique aqui

Nossos 5 mil colaboradores estão há cerca de 2 semanas embarcando em suas novas rotas (definidas no Passo 2). Como verificar se o serviço está atendendo as expectativas de todos – e se todos estão de fato se adaptando ao novo processo?

O objetivo dos relatórios é obter informações de certo período de tempo (e em tempo real, caso seja necessário) para análise dos processos.

O Gestor de Mobilidade precisa ter as informações coletadas nesse período para responder às questões que surgem ao longo do tempo.

Geralmente as questões a serem respondidas são as seguintes:

  1. Posso verificar o que aconteceu com viagens já realizadas?
  2. Consigo verificar a relação entre quilometragem planejada versus quilometragem realizada/rodada? É possível verificar se cada real que foi gasto está justificado?
  3. Houve casos de passageiros convidados (não autorizados ou caronas) na utilização dos serviços?
  4. Consigo ratear os custos de transporte para os departamentos/clientes baseados no uso do serviço pelos colaboradores?
  5. No caso de uma empresa de auditoria (por exemplo a EY/ Deloitte/KPMG/PwC) precisar de informações sobre o uso dos serviços, é possível extraí-las do sistema com detalhes?

Percebemos que é importante que esses relatórios sejam gerados de forma periódica – por exemplo uma vez por mês – e sejam distribuídos e discutidos com as partes interessadas.

Como o transporte é muito dinâmico e envolve a interação com pessoas, a mudança leva tempo – só é possível enxergar e entender o que de fato é importante quando se avalia uma sequência de relatórios e se acompanha a adaptação a pequenas mudanças e melhorias: esse é o processo de transformação digital.

Exemplos disso são a aderência gradual dos motoristas ao novo planejamento (ou à nova forma de operação) e o engajamento dos passageiros com novas rotas ou novos processos.

Este post foi escrito por Warner Vonk com colaboração de Bryan Gonçalves.

Gestão de Mobilidade para Indústrias – Passo 4

Levantamos questões sobre o monitoramento de operações de transporte fretado, com insights para ajudar nas respostas.

Este post explica como é feito o Controle Operacional do transporte fretado para indústrias. Para ver todas as outras atividades, clique aqui

Agora que operação está rodando, é necessário monitorar se tudo está conforme o planejado – Se todos os nossos 5 mil colaboradores estão embarcando e se os motoristas estão cumprindo o itinerário, por exemplo.

O objetivo do controle operacional é garantir que tudo anda conforme o planejado e, caso não ande, que você tenha informações o mais rápido possível para agir.

Normalmente, para saber se uma operação de transporte está ocorrendo como planejada basta ligar – e possivelmente atrapalhar o serviço –  para o motorista ou para a operadora responsável para perguntar, ou verificam-se os documentos com as informações sobre a viagem. Também há gestores de mobilidade que podem consultar quem já embarcou no veículo e como anda a viagem utilizando um sistema de rastreamento de frota.

Geralmente as questões a serem respondidas nesse momento são as seguintes:

  1. Como está o andamento e execução pelos motoristas das viagens planejadas? Eles estão cumprindo todas as paradas? Passando no itinerário combinado? Eles estão atendendo de forma pontual?
  1. Todos os passageiros programados de fato conseguiram embarcar?
  1. Posso saber se o pessoal do Turno 2 (que vai render o pessoal do Turno 1) já embarcou e vai chegar no horário programado? Ou preciso segurar o pessoal do Turno 1 – e pagar hora extra?
  1. É possível enxergar facilmente como está a operação? E se algo estiver fora do normal, é possível detectar pelo sistema?
  1. Os colaboradores estão satisfeitos com o serviço prestado? 

Caso um colaborador (passageiro) ou um cliente entre em contato com uma dúvida, por exemplo “o veículo me deixou por trás”, você deve querer coletar as informações relevantes o mais rápido possível para resolver o problema. Porque se nesses momentos, temos uma resposta ágil que resolva o problema, os nossos clientes vão começar a entender que o departamento de mobilidade não é bagunça não. 

Este post foi escrito por Warner Vonk com colaboração de Bryan Gonçalves.

Gestão de Mobilidade para Indústrias – Passo 3

Como alinhar informações novas e atualizadas para operadoras de transporte e passageiros.

Este post explica como é feito o Alinhamento entre todas as partes envolvidas no transporte fretado para indústrias. Para ver todas as outras atividades, clique aqui

Já temos todas as informações que precisamos para realizar o transporte dos nossos 5 mil colaboradores – Agora é necessário informar a todos sobre o que será executado e quais são os seus papéis nesse processo.

O objetivo do alinhamento com o operador e com os colaboradores (os passageiros) é provavelmente o mais importante para o sucesso do transporte – é preciso deixar claro para todos os envolvidos o que será realizado.

Este pode parecer o mais simples dos passos, mas muitas vezes ele é o mais complicado de ser executado. Voltando ao exemplo do transporte: uma vez que você já mapeou os endereços e planejou cuidadosamente as rotas, como isso se transporta para fora do papel? 

Para alinhar com os motoristas pode-se entregar as informações das rotas a uma operadora de transporte e deixar que eles cuidem da parte de alinhamento com seus próprios motoristas. 

Alinhar com os colaboradores qual será o local e horário dos seus respectivos embarques já é um pouco mais complexo porque envolve mais pessoas. Para isso, geralmente é necessário um plano de comunicação por parte da empresa.

Este plano para disponibilizar informações das rotas pode envolver algumas dessas ações (ou todas): 

  • Enviar um e-mail para todos os colaboradores 
  • Enviar as informações por Whatsapp 
  • Disponibilizar um panfleto com informações dentro dos veículos
  • Através do boca a boca

Outras opções incluem utilizar os próprios motoristas ou o fiscal de cada linha para informar os colaboradores sobre mudanças nas rotas. Por fim, também é importante alinhar os processos de biossegurança e de respeito as normas sanitárias vigentes para evitar contaminações dentro dos veículos.

Este post foi escrito por Warner Vonk com colaboração de Bryan Gonçalves.

Gestão de Mobilidade para Indústrias – Passo 2

Como planejar um processo de roteirização para o transporte fretado.

Este post explica como é feita a Roteirização no transporte fretado para indústrias. Para ver todas as outras atividades, clique aqui

Sabemos onde moram os nossos 5 mil colaboradores e o horário em que precisam estar na fábrica graças ao primeiro passo. Então, precisamos definir o melhor caminho para que todos sejam atendidos pelo transporte e cheguem ao destino no horário desejado – o que é chamado de roteirização.

O objetivo da roteirização é definir rotas otimizadas que transportam os colaboradores até o local de trabalho.

Agora que você já reuniu os endereços no primeiro passo, o mais lógico a se fazer é jogá-los no Waze e fazer a rota de um a um, começando pela pessoa mais distante do destino, correto? 

Exemplo de mapa com endereços de passageiros até um destino em comum.
Mapa com endereço dos passageiros convergindo no ponto de destino.
Rotas criadas a partir do processo da primeira imagem.

Mas não é só isso: todos precisam chegar no destino às 07:00, e você ainda tem que verificar se não tem trânsito nesse horário do dia. Além disso, existem outros critérios específicos como: 

  • A Frota de veículos disponível
  • Quantidade máxima de assentos disponíveis 
  • A distância que um colaborador pode caminhar até pegar seu transporte.

Por um lado, fazer os futuros passageiros caminhar um pouco mais parece ótimo – economiza tempo de viagem, gastos com gasolina e quilometragem e forçando um pouco a barra é até bom para a saúde dele. Mas por outro lado, um passageiro que hoje já caminha 800 metros pode se incomodar de ter que andar mais de um quilômetro para embarcar, e então ele vai ligar para os responsáveis pelo transporte para reclamar.

Exemplo de lista com distâncias de caminhada até a parada.
Tabela com distâncias de caminhada até as respectivas paradas dos passageiros.
Este post foi escrito por Warner Vonk com colaboração de Bryan Gonçalves.

Gestão de Mobilidade para Indústrias – Passo 1

Como é feito o levantamento de demanda no processo de Gestão de Mobilidade.

Este post explica como é feito o Levantamento de Demanda no transporte fretado para indústrias. Para ver todas as outras atividades, clique aqui

Vamos continuar com o exemplo dos 5 mil funcionários que temos que levar até o trabalho? Onde eles moram e a que horas eles precisam estar na fabrica?

O objetivo do levantamento de demanda é a organização da lista com nome de quem precisa ser transportado, o endereço onde buscar essa pessoa e o horário de entrada.

O primeiro passo é organizar os passageiros que serão transportados: 

  • Quem são os passageiros?  
  • Quais são seus endereços? 
  • Qual o horário de entrada? 

Geralmente as empresas já têm essa lista disponível.

Exemplo de sistema com informações de reserva de assentos que pode ser utilizado para entender a demanda real de uma operação.

Depois você precisa organizar o meio de transporte desses passageiros: Quais são os motoristas e veículos que farão o transporte desses passageiros?

Por fim, você precisa organizar as informações das rotas de fato: 

  • Quantas viagens são necessárias para levar todos esses colaboradores ao trabalho (que geralmente são classificadas por zonas onde os passageiros moram)? 
  • Qual é o trajeto realizado?

Mesmo com esse processo lógico bem definido, estamos falando de transporte de pessoas, então é natural que mudanças de última hora ocorram com certa frequência como colaboradores que não aparecem no horário combinado ou avisam de última hora que não precisam mais do transporte.

Este post foi escrito por Warner Vonk com colaboração de Bryan Gonçalves.