Meu fretamento é bom? O segredo para a avaliação

Guia para a avaliação de qualidade de um serviço e dicas de como melhorá-lo.

Medidas de biossegurança. clientes mais exigentes, concorrentes com serviços muito similares… o mercado de serviços do transporte fretado está sendo pressionado. É mais importante do que nunca mostrar aos seus clientes os pontos positivos do serviço que lhes é fornecido. Mas como se diferenciar dos concorrentes? Como mostrar ao seu cliente que vale a pena pagar a diferença de preço pelo seu serviço?

Neste artigo, você vai entender como se pode medir o valor de um serviço, aprender o conceito de Hora da Verdade e suas aplicações, pensar sobre outros stakeholders e ver um exemplo prático de como mostrar o valor do seu serviço.

Serviço tem valor?

Ao contrário de um produto (que tem apelo visual e aspectos que são visíveis e palpáveis), mostrar o valor de um serviço é uma tarefa complicada. A relação entre custo e benefício é o fator mais atrativo para as pessoas quando elas precisam escolher entre qual hotel vai ficar ou com qual companhia aérea vai realizar o seu voo. Para conseguir mostrar o valor do seu serviço, é importante pensar nessas questões:

  • O que faz um cliente gostar ou não do serviço?
  • O que uma empresa que fornece serviços pode fazer para aumentar as chances do cliente gostar do serviço?

A Hora da Verdade

Conceito introduzido por Jan Carlzon, CEO de uma companhia aérea há cerca de 40 anos atrás, A Hora da Verdade é qualquer interação entre o cliente com um determinado serviço. Nesse momento, o cliente forma uma impressão sobre sua marca e seu serviço. É o momento em que o cliente interage com um vendedor, atendente ou profissional de linha de frente, por exemplo. A impressão que é formada, seja ela positiva ou negativa, tende a durar e esses momentos podem alavancar ou destruir a relação dos clientes com a empresa.

Mapear os momentos existentes

Para entender o que é um bom atendimento, comece mapeando todos os momentos em que ocorre uma interação entre cliente e serviço. As interações também podem ser negativas. Um atraso numa viagem, um motorista antipático ou um assento sujo também conta. Não é possível criar um serviço sem lapsos, mas a forma que se lida com eles gera impacto no cliente.

Você deve moldar o serviço de forma que, na Hora da Verdade, a impressão seja positiva!

Criar momentos adicionais

Outra abordagem para a aplicação desse conceito é criar mais momentos de interação para gerar boas impressões no cliente.

Por exemplo: Você sabe porque, no final de um voo, a equipe do avião fica na porta e lhe agradece por voar com eles? 

Assim como o momento que o passageiro faz o check-in, verifica sua bagagem, anda até o portão de embarque e já dentro do avião, recebe um sorriso da comissária de bordo, esse momento é uma Hora da Verdade, criada para aumentar a percepção de qualidade do serviço para os passageiros.

Então para se destacar, é importante que além de garantir que as impressões sejam positivas nesses momentos, sejam criados novos momentos para causar mais impressões.

Agora, você tem informação o suficiente para responder a essas questões: O que é uma Hora da Verdade no transporte fretado? O que causa bem ou mal estar para os passageiros? É possível criar mais pontos de interação e melhorar os já existentes?

O cliente não é tudo

Apesar do cliente ser a peça chave do serviço, existem outras pessoas que podem ser contempladas nesse conceito. No caso do fretamento, os stakeholders também são as pessoas com quem você interage na empresa contratante. Geralmente, eles gerenciam o transporte.

Pense:

  • Quais são os momentos de interação que você possui com eles, e quais podem ser suas expectativas?
  • Você consegue criar mais momentos com esses stakeholders?

Muitas das vezes os prestadores de serviços não enxergam novas oportunidades para interação além das existentes. Que tal um encontro presencial para fornecer atualizações sobre as viagens? Nesse momento, é possível mostrar informações relevantes como relatórios de duração média de viagens ou atrasos. Sendo proativo, você cria um serviço melhor!

Na prática

Vamos olhar um exemplo no transporte público. Uma empresa de ônibus no Rio de Janeiro voltou com os serviços durante a alta na pandemia da COVID-19. Os passageiros estavam desconfiados e confusos com a forma como se transmite o vírus. Eles serão infectados se andarem no transporte público?

A empresa montou um esquema de higienização para todos os seus veículos após o final de cada viagem, o que é uma ótima iniciativa e que ajuda os passageiros a se sentirem mais seguros ao viajar. Mas a limpeza ocorria na parada final, no tempo entre o desembarque do último passageiro e o embarque do primeiro da próxima viagem. Então mesmo que a empresa estivesse fazendo a coisa certa, os seus passageiros simplesmente não tinham a chance de ver ou saber que o ônibus era higienizado.

O que faltou nessa empresa foi justamente criar essa hora da verdade – e isso pode ser feito de, no mínimo, duas formas: realizar a limpeza no mesmo ponto onde os passageiros embarcam, e/ou comunicar aos passageiros que o ônibus foi limpo e desinfetado. Alguns hotéis já fazem isso colocando algum tipo de sinal para informar que uma limpeza ocorreu no local. 

Se você deseja crescer na área de serviços, pense nesse conceito de “hora da verdade” – e aumente os pontos de interação do seu serviço com o cliente para criar impressões boas e duradouras do seu serviço!

Você conhece um outro exemplo de como melhorar a percepção dos serviços pelo cliente? Comente aqui!

Este post foi escrito por Tilman Kolks com colaboração de Bryan Gonçalves.

Os 8 relatórios mais importantes para o transporte fretado em 2021

Dicas de interpretações de informação para aumentar a eficiência do transporte fretado.

Relatórios são o tempero da vida! Eles ajudam a transformar dados brutos em informações significativas para a tomada de decisões dos gerentes. Segunda surpresa: muitos gestores de mobilidade não os conhecem. Isso explica porque muitos sistemas de rastreamento não fornecem essa inteligência.

Neste artigo, vamos apresentar os relatórios básicos (mas muito importantes) que um profissional de RH ou responsável pelo transporte precisa conhecer. Alguns desses relatórios são quantitativos, e outros, qualitativos. Os dados quantitativos podem ser calculados em médias ou outras estatísticas – os dados qualitativos requerem interpretação, e nós daremos dicas de como se interpretar essas informações!

A seguir, você encontrará os seguintes tópicos:

Relatório de Quantidade de Viagens 

Para entender o desempenho global durante um período, o gestor precisa saber o número de viagens por unidade operacional e/ou por linha. Neste relatório é importante que se contenha tanto o número de viagens programadas como de viagens realizadas. Assim o gestor pode fazer um acompanhamento atento das operações.

Relatórios Qualitativos de Viagens

Existem relatórios para entender a qualidade das viagens produzidas. Dentro desta ótica de qualidade, encontramos:

  • Cumprimento do itinerário
  • Avaliação do motorista
  • Pontualidade das viagens

Cumprimento do Itinerário

O relatório de cumprimento do itinerário compara os horários de viagens programadas com os horários realizados de fato. Um itinerário específico pode não ter sido seguido por motivos de desvio de rota, por exemplo, ou devido a algum comportamento específico por parte do Motorista. A análise dessas informações vai te ajudar a determinar qual é o problema.

Segundo Felippe da Cás, MBA em Gestão de Transporte pela COPPE/UFRJ e antigo Gerente de Projetos na Buus, a importância dessas informações tem a ver com a comunicação e segurança de toda a operação do transporte:

Para a empresa o descomprimento gera ruído: porque ela quer que a operação de transporte seja feita de acordo com o planejado. Se o motorista não cumprir o itinerário, ele pode gerar um risco para os passageiros e para toda a operação… e isso não é bem visto pelo gestor de mobilidade.

Avaliação de Motorista

Sistemas profissionais de gestão de transportes permitem que os passageiros façam avaliações do motorista da sua última viagem. Essas avaliações são muito valiosas e estimadas para gerentes de transporte que sabem utilizá-las.

Na maioria dos casos os motoristas de transporte fretado são excelentes profissionais, que realizam seu trabalho com extremo cuidado aos passageiros. Em empresas maiores, é mais comum se encontrarem algumas exceções (principalmente entre novos contratados), e este relatório ajuda a identificar rapidamente motoristas que podem precisar de um novo treinamento ou outros auxílios.

Surpreendentemente, um outro uso deste relatório parte de um ponto de vista contrário ao senso comum: Uma avaliação negativa de um motorista por vezes pode ser um reflexo do estado mental do funcionário que fez a avaliação ao invés da performance do motorista.

Avaliações negativas frequentes podem ser também um sinal de outros problemas, como por exemplo: local de parada ruim para o passageiro ou rotas extremamente longas. Este relatório é importante para se aprofundar nas questões de percepção de qualidade do transporte para os passageiros insatisfeitos.

Em alguns casos, uma ligação para estes funcionários pode ajudar a identificar o problema e prevenir problemas futuros.

Pontualidade da Viagem 

Ainda sobre a ótica qualitativa de viagens, temos o relatório de pontualidade de viagem – e seu entendimento pode ser dividido em duas partes:

  1. Pontualidade Geral – Que diz respeito aos horários que foram programados na saída e na chegada do veículo no ponto final;
  2. Relação entre Pontualidade Estimada x Executada – O veículo pode ter sido pontual no geral, mas pode ter não cumprido corretamente os horários nas paradas. Isso compromete a percepção de qualidade do serviço para os passageiros.

Identificando o Uso Indevido com Relatórios

A utilização indevida dos transportes é um problema recorrente para o gestor, especialmente para unidades maiores. Realizar a verificação dos embarques é um processo difícil e demorado sem um sistema avançado para controle de acesso e análise posterior. Para se identificar a má utilização do passageiro, usamos duas variantes:

  1. Uso indevido – É o caso quando o passageiro embarca em uma rota ou veículo errado. Mais para frente, pode causar problemas com a entrada de mais passageiros.

    Na volta, o uso indevido geralmente acontece quando funcionários vão para um centro comercial ou faculdade em vez de ir para casa. Isso faz com que as viagens planejadas percam o seu valor original, e a desorganização gera estresse para passageiros e motoristas: Quem, dentro do ônibus, não deveria estar lá?
  2. Não-uso – É a variante mais importante: a empresa contrata um serviço que tem custo alto e o funcionário elenca-se para o uso. Quando esse uso não ocorre, gera-se um custo desnecessário para a operação.

A importância das informações neste relatório é auxiliar na tomada de decisão do gestor de transporte. Agora, ele tem informações para contemplar e decidir sobre reduções de oferta de viagens ou oferecer assentos para outros passageiros, por exemplo.

Relatório de Aderência a Reserva de Assentos

Os sistemas de transporte mais avançados permitem que se reserve o assento antes da viagem. Com esta funcionalidade, o funcionário expressa o desejo de viajar num certo dia e isso gera o entendimento prévio da demanda – que é algo especialmente importante nos tempos de pandemia.

Este relatório avalia o grau de aderência dos passageiros que utilizam o sistema corretamente, e com isso, registram o seu acesso no sistema de transporte. Essa informação se encontra através da avaliação da relação entre os embarques de passageiros identificados e passageiros “convidados” (que não são reconhecidos pelo sistema, mas possuem seu embarque aprovado pelo condutor).

Em termos mais simples: Num período de uma semana, caso o funcionário faça a reserva de assento – indicando que utilizaria o transporte – mas não o utilizou e nem informou sobre sua demanda, ele perde a possibilidade de usar o assento.

Relatório de Perfil dos Passageiros

Com centenas de trabalhadores, é virtualmente impossível que os profissionais de RH saibam quem é quem, onde cada um trabalha ou quem de fato está utilizando o transporte. Para entender essas informações, este é o relatório ideal. Existem algumas categorias para a frequência de uso por passageiros.

  • Frequência Alta: 30 ou mais viagens por mês;
  • Frequência Média: de 4 até 29 por mês;
  • Frequência Baixa: até 3 viagens por mês;
  • Não utilizou: passageiro cadastrado na Unidade Operacional que não utilizou o sistema.

Como essas informações e categorias funcionam na prática? Um exemplo de interpretação de nosso Gerente de Projetos: “O que quer dizer quando um passageiro faz, por exemplo, apenas 22 viagens por mês? Quer dizer que, provavelmente, na outra metade do tempo eles viajam de carro.”

Relatório de KMs percorridos

Apesar de ser um dos mais comuns, este relatório é importante para qualquer organização, independente do seu tamanho – o relatório de quilometragem das viagens. O relatório, que pode ser organizado por unidade e por linha, conta a quantidade de quilômetros percorridos. Sua aplicação mais difundida é verificar o custo com transporte repassado pela operadora.

Métodos de controle de acesso em 2020 – Qual é o melhor para minha empresa?

Conheça os métodos de controle de acesso existentes e qual se encaixa na sua empresa!

Porque há a necessidade de se controlar o acesso a um serviço de transporte? As justificativas possuem no mínimo dois grandes vieses:

  • Econômico – porque não é viável contratar um cobrador ou condutor para cada motorista;
  • Segurança – solicitar que um motorista faça esse controle em conjunto com o trabalho de direção pode colocar os passageiros em risco. Passar essa função para um passageiro é um processo que, além de diminuir a percepção de qualidade do serviço, é demorado e suscetível a erros.

Com tantas tecnologias disponíveis é preciso levar em conta as particularidades da sua empresa para fazer uma escolha coerente: Sua empresa é pequena, média ou grande? Qual é a área de atuação? Como funciona o seu serviço de transporte atualmente? 

Baseado em experiências com clientes pelo Brasil afora, a alternativa recomendada pelos especialistas da Buus é: Na maioria dos casos, utilizar o QR Code! Além da segurança, ele oferece o menor custo de instalação e manutenção de todos os métodos – além do seu tempo de implementação muito menor, pois hoje em dia a maioria dos aparelhos celulares vem com um leitor de QR Code embutido.

Neste artigo, você aprenderá como funciona o controle de acesso (também conhecido como controle de embarque), quais os métodos de controle de acesso existentes no mercado e qual deles se encaixa melhor no perfil da sua empresa!

Como funciona o controle de acesso?

A base dos sistemas de controle de embarque é similar: um dispositivo móvel – que pode ser tanto um equipamento dedicado a essa função quanto um smartphone, tablet ou notebook comum – é posicionado em algum lugar na entrada do veículo.

Quando um passageiro tenta realizar o seu embarque, esse dispositivo é usado para identificar o passageiro. Se o passageiro está cadastrado na base de dados e lhe é permitido usar o transporte, seu acesso é confirmado – caso contrário, seu acesso é negado.

A tecnologia empregada para realizar a identificação desses passageiros é o fator determinante para o custo de operação e implementação. As tecnologias de identificação mais difundidas no mercado são:

  1. Etiquetas RFID
  2. Biometria
  3. Códigos de Barra e QR Code

RFID

O pagamento por aproximação é a aplicação mais recente da tecnologia de RFID.

A tecnologia de identificação por radiofrequência é a mais usada entre as indústrias, mas existe uma variedade de tecnologias, etiquetas e leitores para RFID – cada uma adequada para diferentes tipos de aplicações.

Os sistemas de RFID funcionam basicamente com três componentes: uma etiqueta, um leitor e uma antena. As etiquetas contém um circuito integrado e uma antena, que transmitem as informações para o leitor.

A etiqueta também é protegida por um material que mantém a integridade das peças e as protege de diversas condições ambientais – o que determina o material usado geralmente é a finalidade do uso. Por exemplo: Os crachás (que são comuns em médias e grandes empresas) possuem a etiqueta entre as camadas de plástico.

As etiquetas são classificadas pelo alcance da frequência que usam para se comunicar e a maneira que se comunicam com o leitor (que pode ser ativa ou passiva). Etiquetas passivas são as usadas mais frequentemente, pois são menores e sua implementação é menos custosa. As etiquetas passivas precisam ser “carregadas” pelo leitor de RFID antes de transmitirem os dados. Etiquetas ativas possuem uma fonte de energia (uma bateria, por exemplo), que as permitem transmitir os dados a todo o momento. 

As etiquetas também são agrupadas em categorias baseadas no alcance das frequências – e quanto menor a frequência, menor o alcance e a taxa de leitura de dados:

  • Frequência baixa
  • Frequência alta
  • Frequência ultra-alta

Frequência baixa

Sistemas de baixa frequência operam entre 30~300 KHz e possuem alcance de até 10 cm. 

Enquanto eles possuem alcance e taxa de leitura mais lentos que as outras tecnologias, eles são mais eficientes quando em presença de metais ou líquidos (que podem interferir com outros tipos de transmissões RFID). Esses sistemas são usados em controle de embarque, comércio de gado e outras aplicações em que o alcance baixo de leitura é aceitável.

Frequência alta

Sistemas de alta frequência operam entre 3~30 MHz e possuem alcance entre 10 cm e 1 m. Aplicações comuns são: bilhetagem eletrônica, pagamentos e transferência de dados.

Frequência ultra-alta

Sistemas de frequência ultra-alta oferecem alcances de até 12 m, além de taxas de transferência melhores. Eles são mais sensíveis à interferência de metais, líquidos e sinais eletromagnéticos. As etiquetas desta frequência tem a produção muito mais barata, e por isso são utilizadas em rastreamentos de varejo, confecção farmacêutica e em outras aplicações que requerem grandes quantidades de etiquetas.

Custos com RFID

O custo da implementação do sistema vai depender do tipo que você escolher. Existem custos com equipamentos (como os leitores), a instalação, etiquetas, softwares e integrações. Empresas costumam pagar taxas de licenciamento para manutenção dos sistemas.

Biometria

Facial recognition
O reconhecimento facial já funciona em alguns países e, apesar das controvérsias, é tendência no mundo.

Antes matéria de ficção científica, a biometria é usada cada dia mais pelos empreendimentos para garantir segurança de acesso. Um sistema de acesso biométrico faz uma varredura de dados biológicos de seres humanos, portanto, é um dos métodos de autenticação mais seguros. Os processos biométricos mais difundidos são os de reconhecimento facial, impressão digital, varredura de íris e reconhecimento de voz.

Companhias aéreas já utilizam a tecnologia de reconhecimento facial no embarque, e novos testes com a tecnologia são feitos diariamente. A biometria não está limitada aos embarques aéreos. O Governo da Índia, por exemplo, lançou um programa para criar um número biometricamente identificável para cada cidadão, baseado em reconhecimento de íris e históricos de impressões digitais.

Cada método de identificação biométrica tem suas características e o próprio sistema tem algumas limitações como por exemplo condições de iluminação baixa ou a utilização em menores de idade. Com os avanços tecnológicos na captura de imagens, os sensores não precisam mais de câmeras e lentes dedicadas e robustas, portanto, o reconhecimento de íris poderá ser a moda do futuro.

Segurança demais?

A probabilidade de falsificação de entradas utilizando o sistema biométrico é praticamente nula: Ele detecta os que não possuem permissão dentre milhões. Apesar disso ser fantástico, este nível de segurança geralmente não é necessário para sua operação de transporte – além do método pesar bastante no bolso.

Assim como todos os sistemas, ele possui um custo de instalação e manutenção/reparo e você provavelmente pagará um custo alto para obter um nível de segurança desnecessário.

Além do custo, existe também o tempo para implementação: Diferente de vôos internacionais – onde utilizam os dados biométricos armazenados pelo governo quando você tirou o seu passaporte – em uma fábrica ou empresa será necessária uma fase de configuração: para se coletar e armazenar os dados de todos os funcionários antes da implementação.

QR Code e Código de Barras

Todo mundo conhece o código de barras: um código preto e branco de linhas paralelas que aparecem em todos os produtos dos supermercados. Mas os QR Codes estão a cada dia se tornando mais e mais conhecidos e utilizados!

Ambas as tecnologias armazenam informação sobre um item ou produto em um formato que pode ser lido facilmente por leitores, ou, hoje em dia, aparelhos celulares com apps para leituras destas informações.

Código de Barras

O código de barras é nada mais que uma série de linhas (ou barras) e espaços unidimensionais – variando em tamanho, espessura e entre as cores preto e branco. As aplicações mais conhecidas são como meio de pagamentos (boleto) e registro de compras no supermercado.

QR Code

Cada vez mais comum nos estabelecimentos, o QR Code é uma tecnologia rápida e acessível.

O QR Code – Quick Response Code, ou Código de Resposta Rápida – foi criado na indústria automotiva japonesa e é um código de barras bidimensional. O termo “QR Code” na verdade é uma marca registrada de um tipo específico dessa tecnologia, mas o uso do termo foi tão difundido que acabou se tornando de fato o nome da tecnologia!

Você os encontra em caixas de cereal, pôsteres, comerciais, exibições de museu (para entregar informações mais detalhadas sobres as peças em exposição) e até em cartões de visita.

Os dois são a mesma coisa?

Tanto o QR Code quanto o código de barras são etiquetas que armazenam informações sobre um item ou produto.

Diferente do código de barras padrão, o QR Code pode armazenar informações em duas direções – horizontal e vertical. Essa diferença cria um grande salto na quantidade de informações que o QR Code guarda (1.520 a 2.509 caracteres) em comparação com o código de barras (20 a 25 caracteres). Isso quer dizer que o QR Code pode conter variados tipos de informações, como por exemplo:

  • Endereços de E-mail
  • Nomes Completos
  • Detalhes de um produto
  • URLs de Páginas da Internet
  • Datas (como em um compromisso de agenda)
  • Mensagens SMS
  • Geolocalização
  • Texto simples

Outra vantagem do QR Code é que os seus leitores podem ser utilizados em qualquer direção, facilitando e ampliando as possibilidades de leitura.

Custo e Segurança do QR

Escaneamentos com QR Codes são rápidos e podem ser feitos com dispositivos dedicados e baratos como um celular – o que dá ao operador de ônibus uma solução de custo baixo para realizar um controle de embarque.

Outro benefício importante é que o tempo e custo de implantação podem ser quase zerados! Caso seus passageiros utilizem um app, por exemplo, para receber as informações do transporte (incluindo informações de rotas e horários) o app pode gerar um QR Code pessoal para cada passageiro – que precisa realizar um login no app para acessá-lo.

Então, o passageiro utiliza o seu app para mostrar o QR code que o permite embarcar no veículo – gerando economia com a distribuição digital dos códigos pelo app e evitando problemas com cartões físicos que precisam ser reimpressos quando perdidos ou danificados!

Qual método de controle de acesso é o melhor pra mim?

Você tem duas opções: Utilize QR Codes ou RFID como base para o controle de embarque, mas dê preferência ao QR Code!

O uso do QR code é seguro e os seus leitores são baratos ou até gratuitos (se considerar a utilização de um celular como leitor), mas o benefício mais importante para os operadores ou empresas que querem começar com o controle de embarque em seus transportes é que o custo de instalação e manutenção é o menor possível!

O uso de etiquetas RFID fica em segundo lugar. Este método deve ser considerado apenas se sua empresa já possui algum tipo de sistema de identificação. Geralmente empresas de médio ou grande porte já utilizam esse sistema para identificar ou limitar o acesso de seus funcionários às suas premissas. Nestes casos, a extensão e integração desse método ao transporte faz sentido.

Um operador precisa investir em leitores para RFID – prestando bastante atenção ao tipo de etiquetas que são utilizadas, pois estas influenciam diretamente no tipo de leitor necessário.

Além disso, um tipo de integração entre software e sistema é necessário para associar os crachás dos passageiros aos seus direitos de embarque em transportes. Como dito anteriormente, esta não é a opção mais barata e só deveria ser considerada caso seja necessário por recomendação da empresa.

Na maioria dos casos, a utilização do QR Code é a forma mais barata e segura de se implementar um controle de embarque!

Como economizar até meio milhão por mês com roteirização nos tempos de Home Office?

Um caso real de como uma roteirização fit pode otimizar uma operação de transporte.

Em um curto espaço de tempo, os padrões de comportamento da sociedade foram bagunçados. As respostas à pandemia em um primeiro momento, interromperam escolas e trabalhos, que aos poucos estão se recuperando. Olhe para os transportes, por exemplo: Apesar de uma redução, o tráfego não foi completamente eliminado… as pessoas ainda precisam ir para o escritório!

Isto levanta a questão: Como organizar o transporte de fretamento para levar quem precisa ir ao trabalho, mas operando com capacidades e custos reduzidos por conta da pandemia?

Em busca de uma redução efetiva e precisa de custos, empresas estão buscando a possibilidade de direção sob demanda – o que é compreensível, mas muitas vezes não a melhor solução para muitos deles. Se quiser entender quando utilizar serviços de roteirização dinâmicos ou estáticos, leia o nosso artigo sobre as aplicações de cada tipo de roteirização.

Uma abordagem melhor para empresas com trabalho em turnos é o uso de uma versão mais leve de roteirização estática: Um procedimento que chamamos de Roteirização Fit.

A roteirização Fit cria novas rotas – menores em quantidade e com capacidade reduzida de frotas e paradas – que consomem muito menos recursos. As rotas atendem apenas um subconjunto de paradas, que, baseadas em uma análise de histórico de embarques, são as mais utilizadas.

O resultado é uma solução notavelmente barata que, além de ser de baixa manutenção, mantém a qualidade do serviço para os trabalhadores de turno na forma de tempos previsíveis e fixos de embarque e desembarque nos transportes.

A seguir, você vai encontrar os seguintes tópicos:

Não é uma teoria: existe um caso real!

Essa abordagem já é utilizada em diversos casos. Este artigo foi baseado em um estudo de caso onde se obteve redução de custos de até 65% utilizando este método.

Antes da pandemia, eram utilizados 16 veículos para o transporte de aproximadamente 680 passageiros. A versão fit conseguiu transportar o mesmo número de passageiros com apenas 6 veículos. A economia gerada foi de aproximadamente R$ 500.000 por mês. Explicaremos a seguir como isso foi possível.

Primeiro passo: Analisar o uso com um controle de acesso

O profissional encarregado de gerenciar o transporte sabe que os veículos estão retornando com poucos assentos ocupados: A suspeita é de que menos de 25% da capacidade total é utilizada. Como se aproveitar disso?

O primeiro passo é entender melhor o que está acontecendo – quem está de fato utilizando o transporte. O gráfico a seguir mostra o uso real pelos passageiros de uma indústria, em um período de 10 semanas durante a pandemia.

Uma análise como essa é possível utilizando o controle de acesso – e quando os dados de utilização pelo passageiro são disponibilizados de forma simples para os gestores.

Isso mostra que, na realidade, existem grandes diferenças de uso entre os passageiros. Falando em termos matemáticos, o padrão de comportamento lembra o de uma distribuição normal. Em termos não matemáticos: Um grupo de passageiros vai com frequência (digamos, duas vezes por semana), enquanto outros vão com menos frequência (uma ou duas vezes a cada duas semanas), enquanto outros quase nunca vão (uma vez a cada quatro semanas)

Em outras palavras, a demanda por uso de transporte não é distribuída igualmente entre todos os funcionários – e a Roteirização Fit tira proveito desse fato.

Segundo passo: Pontos de embarque e volume

No transporte fretado, passageiros embarcam em paradas específicas, que são mais acessíveis para os ônibus e também compartilhadas com outros passageiros – em contraste com um transporte direto como transporte por demanda ou aplicativo. 

O próximo passo da roteirização COVID-19 é determinar o volume das paradas.

O que é o volume de uma parada? É a média do número de passageiros que utilizam esta parada específica. Na Buus, analisamos a demanda de passageiros para chegar neste número – que chamamos de frequência. Uma vez que se possui a frequência de uso de cada passageiro, calcular o volume fica fácil.

Para calcular o volume de uma parada, utilizamos a soma das frequências dos passageiros na parada como no exemplo:

O exemplo mostra uma parada de ônibus em que três passageiros embarcam (e desembarcam na volta para casa). Suas frequências são 0.2, 0.15 e 0.02 respectivamente. Portanto, o volume da parada é: 0.2 + 0.15 + 0.02= 0.37.

Durante a pandemia, não espere que esses números sejam altos. Um volume de 0.5 é considerado alto; quer dizer que em média, um passageiro embarca nesta parada dia sim e dia não. Uma parada com essas características é candidata a se incluir em uma rota. Analisando a utilização, você encontrará paradas com volumes altos e outras com volumes significativamente mais baixos – 0.02, por exemplo.

A lição importante aqui é que não faz sentido em se incluir paradas com volumes muito baixos em suas rotas: quase ninguém embarca por lá!

Terceiro Passo: Roteirização

O próximo passo da roteirização fit é criar rotas baseadas nestas informações. A roteirização é feita de maneira diferente, levando em conta três aspectos:

1. Utilização de Paradas

O primeiro, como já mencionado, é que não se utilizarão todas as paradas! Apenas as paradas relevantes serão utilizadas nesta roteirização – que são as paradas com alto volume. Uma parada com volumes significativos (maior que 0.3, por exemplo) será incluída nas rotas; enquanto paradas com frequência baixa (0.03) serão excluídas. A exclusão de paradas “menores” é o que permite encurtar e simplificar as rotas, reduzindo o custo total!

2. Capacidade de Passageiros

O segundo aspecto é a capacidade de passageiros na frota – que agora é baseada no volume das paradas dentro das rotas. A capacidade não é mais baseada nos passageiros que poderiam entrar no veículo pois, utilizando a análise da demanda, conseguimos ver quem está embarcando de fato nestas paradas.

Mas isso não é tudo em relação às paradas. Existem duas razões principais para se tentar atender até as paradas com menor volume:

  1. Qualidade do serviço! Quanto maior a acessibilidade a uma rota (neste caso, quando a parada de embarque do passageiro está incluída em uma rota), maior será a percepção de qualidade do serviço do passageiro.
  2. Custo! Passageiros nas paradas de baixo volume não precisam ir ao escritório com tanta frequência. Quando suas paradas são incluídas, eles podem apenas pegar o ônibus ao invés de utilizar um transporte particular ou especial para chegar até o trabalho.

3. Software de Roteirização

O terceiro aspecto importante é sobre o software de roteirização. Mesmo com todas as paradas relevantes sendo obrigatoriamente incluídas pelo software, o mesmo deve tentar incluir as paradas menos relevantes o máximo possível – ou seja, o trabalho de um software de roteirização sofisticado é: Encontrar uma solução com a menor quantidade de veículos que atenda todas as paradas necessárias, enquanto tenta incluir o maior número de paradas de baixo volume possível.

Análise Prática

O resultado desse processo é um pequeno conjunto de rotas que tem como objetivo principal atender as paradas mais importantes – que tem a maior probabilidade de embarque por um passageiro – enquanto atende outras paradas pelo caminho.

Vamos destacar os benefícios:

  • Alta percepção de qualidade de serviço para os empregados. Os passageiros mais frequentes recebem um serviço com horários fixos, enquanto praticamente todos que embarcam com menos frequência ainda são contemplados com um serviço de transporte.
  • Uma redução enorme de custos por meio da adaptação da capacidade da frota, além de viagens mais curtas e menos paradas – que são baseados em dados reais de utilização.

O que fazer, na prática, quando um passageiro quer um transporte mas não está em nenhuma destas novas rotas?
Para isso, o procedimento a seguir é usado por gerentes:

  1. Quando um passageiro quer o transporte, eles irão informar o responsável pela gestão dos transportes (Com o sistema Buus, os passageiros utilizam um app para reservar seu assento em uma viagem).
  2. O responsável pelo transporte, com as solicitações em mãos, sabe qual é a demanda
  3. Quando um passageiro que precisa embarcar não está em nenhuma rota, o gerente pode fazer um ajuste: Decidir entre direcionar o passageiro até a parada mais próxima utilizando um transporte privado, ou utilizar um veículo extra (como um carro) para buscar esse passageiro e outros que estão fora das rotas. Lembre-se que, na prática, esse não é um caso comum.

É importante entender que com uma roteirização sofisticada, os casos em que se precisa solicitar transportes extras ou alternativos são raros: Afinal, as paradas mais importantes estão incluídas nas rotas. Como apenas algumas ocasiões utilizarão veículos extras para atender as demandas, o novo custo é praticamente igual a das novas rotas que utilizam capacidade reduzida.

Na prática, o responsável pelos transportes continuará monitorando a demanda real. Baseado na utilização, ele pode decidir por refazer esse processo depois de 3 meses, por exemplo, se uma mudança na demanda justificar essa decisão.

Roteirização Dinâmica vs. Estática: Entenda as diferenças e quando elas se aplicam

Entenda as diferenças entre os tipos de roteirização e conheça nossa proposta de roteirização Fit.

Frequentemente, recebemos perguntas dos clientes sobre a possibilidade de implementar a roteirização dinâmica para eles. Como especialistas nesta área, nós temos o maior prazer em responder!

Antes de começarmos, um aviso: a resposta à pergunta não é apenas uma questão de custo!

Na verdade, também tem a ver com a qualidade do serviço experimentada pelos seres humanos e a forma como a sua empresa opera em termos de turnos e regularidade do horário de trabalho.

Então – para a surpresa de alguns – nós recomendamos a roteirização dinâmica com menor frequência do que o esperado. Neste artigo, explicamos quando a roteirização dinâmica é a melhor solução para o seu tipo de negócio e quando uma roteirização estática é a solução preferível.

A seguir, você vai encontrar os seguintes tópicos:

O que é exatamente roteirização Estática e Dinâmica?

Vamos considerar um grupo com 5 passageiros.

Supomos que o passageiro nº 3 informou que não precisará viajar. A terceira parada, portanto, não é necessária e uma rota mais curta pode ser tomada.

Quando utilizar?

Alguns gestores logo dirão que a roteirização dinâmica é claramente a melhor opção e, portanto, deve sempre ser usada. Muita calma nessa hora!

Na verdade, a roteirização dinâmica nem sempre é a melhor opção, mesmo que em alguns casos seja necessário utilizá-la. O custo não é a única vantagem a ser considerada: a qualidade do serviço para os passageiros também é importante.

Qualidade do serviço aos passageiros?

A qualidade do serviço é a percepção que os clientes têm do quão bom é o seu negócio. No transporte, a qualidade do serviço é influenciada por uma série de fatores, como segurança e conforto, por exemplo. Aqui, ponderamos confiabilidade e o responsividade do serviço.

Quando as pessoas usam o transporte regularmente – em um turno de trabalho, por exemplo – elas esperam que o ônibus chegue e parta em horários fixos. As pessoas possuem hábitos… e odeiam mudanças!

No entanto, quando a natureza do seu trabalho é volátil e fora dos padrões regulares, a responsividade do transporte se torna muito mais importante: eles esperam que o serviço os atenda da melhor maneira possível.

  • Para o embarque, isso significa sair de casa o mais tarde possível
  • Para o desembarque, sair do trabalho o mais cedo possível

A consistência, nesse caso, não é um problema!

Turnos de trabalho influenciam a decisão

O foco na redução de custos é compreensível – e nós iremos fornecer informações importantes sobre o que é possível e como – mas a qualidade do serviço tem suas demandas. A maneira como o trabalho é organizado em uma empresa é o fator determinante.

Vamos discutir os dois extremos (trabalho por turno x horários flexíveis) e mostrar o que é possível em cada caso e o que esperar.

Roteirização Estática para horários fixos

Para organizações com horários fixos, a roteirização estática é a mais adequada.

Pessoas que trabalham por turno precisam ser transportadas em horários fixos, quase sem exceção. Estes trabalhadores de turnos são pessoas que entram no horário administrativo, em setores industriais como materiais (incluindo produtos químicos), energia (incluindo petróleo e gás) e consumo cíclico (incluindo automotivo). Normalmente requerendo muitos trabalhadores, a localização de sua sede geralmente é longe do centro da cidade.

Não é melhor apenas usar a roteirização dinâmica?

Se você adaptar diariamente a rota de forma dinâmica, o aumento da complexidade trará confusão. Os passageiros terão que entrar em um ônibus diferente a cada dia. Isso requer uma orientação e, portanto, trabalho extra. Os horários de embarque mudam diariamente – na prática também não vai dar certo. E os motoristas também terão de fazer uma rota diferente todos os dias.

Roteirizar dinamicamente em tempo real enquanto busca passageiros é outro engano. Os horários de chegada mais cedo nos pontos de ônibus não ajudam os trabalhadores de turno com horários de início fixos. Além disso, a redução de quilometragem adquirida na prática é limitada: a distância até o local que não fica no centro da cidade é o principal fator e não diminui.

Então, é possível reduzir custos? Sim!

A redução de custos é alcançada utilizando serviços profissionais de roteirização automática. Experiências mostram que especialistas, com software sofisticado, criam soluções trazendo claramente melhores benefícios de custos – pela redução do tamanho da frota e pela redução da quilometragem.

Isso é válido especificamente para problemas de roteirização maiores. As empresas costumam se limitar a rotas antigas e desatualizadas, criadas há muito tempo devido à complexidade de fazer o trabalho manualmente.

Existem outras formas de se reduzir custos? Sim!

Nestes tempos de pandemia da COVID-19, com muitos funcionários trabalhando em casa, uma redução adicional e drástica nos custos de transporte pode ser alcançada. A técnica é chamada de “Roteirização Fit”. A Roteirização Fit ajuda a reduzir os custos de transportes em até 65%, economizando centenas de milhares por mês para as empresas.

A técnica analisa a utilização real dos veículos e usa o resultado para criar um pequeno conjunto de rotas com uma frota reduzida. Essas rotas estáticas atendem à demanda de transporte necessária. Para entender mais sobre isso, leia o artigo Estudo de caso: como economizar R$470K por mes com COVID19 routing.

Roteirização Dinâmica para horários flexíveis

A roteirização Dinâmica se torna um requisito quando os turnos não são fixos.

 Identificamos pelo menos 3 situações em que a roteirização dinâmica é necessária.

  1. Tipo de setor industrial: Tome o setor de mídia como exemplo. Muitas produções estão acontecendo durante o dia, planejadas para aproveitar ao máximo os recursos limitados. Aqui, pequenos grupos de pessoas trabalharão em horários voláteis. Como resultado, a roteirização é feita dinamicamente. O trabalho da Buus na Rede Globo é um bom exemplo do tipo de economia que pode ser alcançado!
  2. Tipo de funcionário: Para funcionários de gerência média ou executiva, faz sentido oferecer a roteirização dinâmica por ela oferecer um nível mais alto de qualidade do serviço. O mesmo se aplica ao transporte de equipes de reparos.
  3. Tipo de evento: Celebrações, reuniões de escritório ou excursões. Só no último momento se sabe quem vai participar e precisa de transporte.

Diferenças entre roteirização dinâmica x estática

Quando a roteirização Dinâmica é usada em grupos com horários de trabalho flexíveis, a tendência é a formação de grupos menores se comparados a turnos fixos. Com grupos menores se usam carros menores e, consequentemente, viagens mais rápidas!

Usar a roteirização de forma inteligente reduz custos

E quanto ao potencial de redução de custos na roteirização dinâmica?
Existem duas fontes de redução de custos que a roteirização automática oferece.

A primeira redução vem pelo uso de um software de roteirização. Os algoritmos superam o trabalho manual, incluindo o trabalho feito por despachantes. Em nossa experiência, menos viagens são feitas e menos carros usados quando as rotas são calculadas. Despachantes perdem parte da visão geral quando 8 ou mais pessoas precisam ser embarcadas. E às vezes o despachante leva dois chapéus: quando ele é empregado pelo fornecedor do transporte o seu interesse é não diminuir o número de viagens.

A segunda redução de custos é alcançada através da otimização da frota utilizada. Ao trazer as pessoas para casa quando elas saem do trabalho, você precisa ter carros disponíveis. E o tamanho da frota de plantão é um fator importante de custo.

O tamanho pode ser bastante reduzido por algoritmos dedicados que levam em consideração as regras de negócio da empresa – analisando quando as pessoas saem ou chegam normalmente, por exemplo. O número de viagens pode ser ainda mais reduzido desembarcando e embarcando passageiros na mesma viagem.

A aplicação bem-sucedida dessas ideias pode levar a uma enorme redução de custos, como demonstrado no caso da Rede Globo.

Então, qual forma de roteirização é melhor pra minha empresa?

No fim, a forma como a empresa organiza os horários de trabalho é o fator determinante para decidir qual tipo de roteirização é a ideal. No caso de empresas maiores, não é incomum ter os dois tipos de método de roteirização sendo aplicados.Em qualquer caso, é a qualidade do software de roteirização e a experiência da equipe que provê esta ferramenta que lhe dará a maior oportunidade de redução de custos!